Manual Técnico de Entrega-Recepción Individual del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas |
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INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE ZACATECAS |
Órgano Interno de Control |
Manual Técnico de Entrega – |
Recepción Individual |
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Manual Técnico de Entrega-Recepción Individual del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas |
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CONTENIDO |
1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................... 4 |
1 2 3 4 5 |
. . . . . |
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL ...............................................................................................15 |
1 2 3 4 5 6 |
. . . . . . |
3. ACTO PROTOCOLARIO DE ENTREGA-RECEPCIÓN ......................................................................... 20 |
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 |
. . . . . . . . . |
0. FORMATOS ..............................................................................................................................44 |
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L. Otros documentos..................................................................................................................47 |
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INTRODUCCIÓN |
El Instituto Electoral del Estado
de Zacatecas es el organismo público local electoral que tiene a su cargo las elecciones locales ordinarias y extraordinarias para la renovación de los Poderes Legislativo y Ejecutivo, así como de los miembros de los Ayuntamientos de la entidad y, en su caso,
las consultas populares. Todas las actividades de los órganos del Instituto se regirán por los principios de certeza, imparcialidad, independencia, legalidad, máxima publicidad y objetividad, previstos en la Constitución Política del Estado y Libre y Soberano de Zacatecas. |
El Instituto electoral es una institución comprometida no solo con el cumplimiento del marco normativo respecto a sus funciones sustantivas, sino con las demás disposiciones aplicables en materia administrativa, financiera-contable, anticorrupción, transparencia, entrega-recepción, rendición de cuentas, entre otras; para proporcionar certeza sobre
el ejercicio de los recursos
humanos, materiales y financieros del mismo. |
La entrega-recepción puede entenderse, como un proceso informativo y de comprobación en el cual intervienen, de manera
responsable y legal, tanto las autoridades en funciones como las que tomarán posesión en el período correspondiente. El acto de entrega-recepción es un acto institucional esencial en todo régimen estatal de división de poderes y forma parte, sin duda,
de la rendición de cuentas. |
La Ley de Entrega-Recepción del Estado de Zacatecas, publicada en el Periódico Oficial Órgano de Gobierno del Estado el dieciséis de junio de dos mil dieciocho, faculta al Órgano Interno de Control para fungir como autoridad supervisora en el proceso de Entrega-Recepción Individual, lo anterior de conformidad con el artículo 27, párrafo primero, fracción II. |
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Para contribuir al logro de la citada finalidad es menester generar
un marco jurídico que proporcione certeza en el proceso de Entrega-Recepción de los recursos humanos, materiales y financieros del Instituto Electoral. |
Por otra parte,
cabe señalar que los sistemas Anticorrupción y el de Transparencia y Rendición de Cuentas son complementarios y, sin duda,
comparten una misma finalidad: fortalecer y consolidar el control constitucional respecto de las actividades de los
poderes públicos y de los órganos
constitucionales autónomos. |
Es así que, el presente manual técnico precisa las personas servidoras públicas obligadas a realizar el proceso de entrega-recepción individual dentro del Instituto Electoral del Estado
de Zacatecas; contiene los formatos que serán utilizados de manera homogénea en todas las áreas administrativas, así como los procedimientos que deberán seguir para la debida
integración del expediente respectivo, que culminará con el acto protocolario que representa el evento formal y solemne donde la persona
servidora pública saliente entregará la información a quien recibe el cargo,
lo que se hará constar en
un acta administrativa. |
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OBJETIVO GENERAL |
El presente documento tiene la finalidad de brindar las bases normativas aplicables en el proceso de entrega-recepción individual que realizarán las personas servidoras públicas del Instituto Electoral del Estado
de Zacatecas, que por cualquier motivo
concluyan su cargo
o comisión, a quienes los sustituyan, a quienes hará entrega de los recursos humanos, financieros y materiales, documentos, asuntos e información que tuvieron asignados durante su gestión, con el propósito de que se dé cumplimiento a la Ley de Entrega-Recepción del Estado de Zacatecas, se homologuen los procesos de entrega-recepción del Instituto Electoral, se asegure la transparencia, objetividad, equidad y continuidad de la función electoral y se otorgue certeza
y certidumbre para quienes reciben
el cargo. |
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MARCO JURÍDICO |
Las directrices establecidas para el proceso de entrega recepción del Instituto Electoral del Estado
de Zacatecas, tienen fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: |
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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas; Ley General de Responsabilidades Administrativas; Ley General de Contabilidad Gubernamental; |
Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas; Ley de Entrega-Recepción del Estado de Zacatecas; Ley del Patrimonio del Estado y Municipios
de
Zacatecas; Ley de Archivos para el Estado
de Zacatecas; |
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas; |
|
Código Civil del Estado
de Zacatecas; |
Código Penal del Estado
de Zacatecas; |
Estatuto Orgánico del Órgano Interno de Control del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas; y |
|
Reglamento para la Administración de los Recursos del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas. |
La normatividad antes
referida, se menciona de manera enunciativa más no limitativa, por lo que en casos
particulares que no se encuentren previstos en el presente manual, serán aplicables las disposiciones legales, administrativas, civiles o penales a que haya lugar. |
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En ejercicio de las facultades que al Órgano Interno de Control le confieren los artículos 38 fracción II de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Zacatecas; 57 BIS numeral 1, 57 QUATER fracción XXII de la Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, 5 del Estatuto Orgánico del Órgano Interno de Control del Instituto Electoral del Estado
de Zacatecas, y con la aprobación del Comité Coordinador del Sistema Estatal Anticorrupción, se realizó el presente Manual Técnico de Entrega-Recepción Individual del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas. |
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GLOSARIO |
Para efectos
del presente manual
técnico se entenderá por: |
Acta Administrativa. Documento escrito en el que se registran los asuntos tratados y los acuerdos adoptados en el proceso y en el acto
protocolario de entrega-recepción individual. |
Acta de hechos. Documento escrito por medio del cual se deja
asentada la sucesión de ciertos hechos para que surta efectos jurídicos, la cual deberá contener la fecha, el lugar donde
sucedieron, su relación de manera breve, concisa y precisa,
asimismo, contendrá la firma de quienes
presenciaron los mismos. Esta acta generalmente se utiliza
en la etapa de verificación y validación del expediente de entrega-recepción, con el fin de asentar
los errores y omisiones detectados en dicho expediente. |
Acta de Verificación y Validación. Documento escrito que procede de la verificación y validación física de la entrega en la cual se consignan los actos
u omisiones que se derivaron de esta etapa,
asimismo, da por concluido el proceso de entrega- recepción. |
Acto Protocolario. Acto legal cuyo cumplimiento es obligatorio en los términos de este Manual Técnico y demás disposiciones aplicables, mediante el cual
las personas servidoras públicas salientes harán entrega de los asuntos correspondientes a las personas servidoras públicas entrantes, los cuales aceptarán las obligaciones y derechos que de estos
se deriven. |
Áreas Administrativas. Áreas del Instituto Electoral que en el desempeño de sus funciones
tienen propósitos y objetivos comunes en materia administrativa. |
Enlace(s). Es la persona o las personas que darán seguimiento al proceso de Entrega – Recepción, realizando actividades de coordinación y revisión de la información que integrará el Expediente; el enlace será designado por el Titular
del Órgano Interno
de Control del Instituto Electoral. |
Entrega – Recepción. Proceso de entrega – recepción individual mediante el cual la persona servidora pública que se separa de su empleo, cargo o comisión, por remoción, inhabilitación, destitución, renuncia, suspensión, licencia o por cualquier otra causa, entrega los recursos públicos, documentos, informes, bienes, y en general, lo que tuvo a su
cargo a la persona
servidora pública que se designe para tal efecto. |
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Expediente. Conjunto de información y documentos mediante los cuales los servidores públicos que entregan dan cuenta
del estado que guardan los asuntos que les hayan sido asignados en el desempeño de sus funciones, atendiendo al cargo o administración que se entrega a la persona
servidora pública entrante. |
Ley de Entrega-Recepción. Ley de Entrega-Recepción del Estado de Zacatecas. Ley General. Ley General
de Responsabilidades
Administrativas. |
Ley Orgánica. Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado
de Zacatecas. |
Manual Técnico. El presente Manual
Técnico de Entrega – Recepción Individual del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas. |
Matriz de Formatos. Documento que establece los formatos que deberán llenar las personas servidoras públicas que por cualquier motivo se separen de su empleo, cargo o comisión, en el proceso de Entrega-Recepción, atendiendo al puesto desempeñado. |
Instituto Electoral. El Instituto Electoral del Estado de Zacatecas. Consejo General. Órgano máximo de decisión del Instituto Electoral. |
Órgano Interno de Control. Órgano dotado constitucionalmente de autonomía técnica y de gestión, quien fungirá como Autoridad supervisora encargada de vigilar los actos de entrega-recepción individual del Instituto Electoral, competente para aplicar las leyes en materia de responsabilidades
de
los servidores públicos. |
Proceso de Entrega – Recepción. Actividades de elaboración, integración de los documentos y cualquier información que forme parte del acto de entrega
– recepción individual. |
Persona Servidora Pública. - Toda persona que desempeñe algún empleo, cargo o comisión en el Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, conforme a lo dispuesto en la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas. |
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DISPOSICIONES GENERALES |
1. Lo establecido en el presente Manual Técnico es de observancia obligatoria |
aplicable a las Personas Servidoras Públicas del Instituto Electoral, para que realicen la entrega de los recursos humanos, financieros y materiales, así como cualquier información, asuntos o documentos que fueron generados en su desempeño a quienes los sustituyan en el empleo,
cargo o comisión; |
2. Las Personas Servidoras Públicas del Instituto Electoral que están |
obligadas a realizar la Entrega-Recepción son las siguientes: |
a) Consejero Presidente (Institucional al concluir su periodo de |
Presidencia). |
b) Consejeros electorales (Individual al concluir su encargo). |
c) Las Personas Servidoras Públicas que representen el nivel jerárquico de Secretario Ejecutivo, Director Ejecutivo, Jefe de Unidad, Coordinador y Jefe de
Departamento; y |
d) Aquellos que, por sus funciones, reciban, resguarden, administren o |
ejecuten recursos públicos; |
3. La interpretación del presente Manual Técnico estará a cargo del Órgano |
Interno de Control; |
4 |
. La información que integrará el Expediente, será con corte al término de su encargo, a excepción de la información contable, presupuestaria y programática, en cuyo caso, la información deberá corresponder al mes anterior a la conclusión del cargo, por cuestiones de cierres
contables y presupuestarios. Por lo que será necesario agregar la información complementaria que se haya generado a la fecha
de la conclusión del encargo, consistente en movimientos contables, presupuestales y programáticos, anexando la documentación soporte de dichos
movimientos; |
5 |
. Los formatos comprendidos en el presente Manual
Técnico, incluyendo el acta administrativa del acto protocolario de Entrega-Recepción, fueron elaborados de
acuerdo a los requisitos e información obligatoria que deberá integrar el expediente, conforme a lo establecido en la Ley de Entrega- Recepción. Los formatos antes mencionados estarán disponibles en formato digital en la página www.ieez.org.mx mismos que se encuentran |
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anexos en el presente Manual Técnico para su consulta; |
6. La Persona Servidora Pública que entrega, deberá descargar los formatos |
que le sean aplicables de acuerdo
a la Matriz
de Formatos descargable en la página antes mencionada, en razón de la naturaleza del empleo,
cargo o comisión a entregar. Dichos
formatos deberán contener detalladamente la información prevista en el apartado de Integración del Expediente del presente Manual Técnico, los cuales serán firmados por la Persona Servidora Pública que entrega, por los titulares responsables de la información y por quienes
participaron en el llenado de los formatos; |
7. El Proceso de Entrega-Recepción se realizará aplicando la normatividad |
vigente, y comprenderá las siguientes etapas: |
Designación de los servidores públicos que intervienen; |
Verificación y validación física del contenido del Expediente. |
Integración del expediente; |
Acto protocolario, y |
8. En el Proceso de Entrega-Recepción de las Áreas Administrativas del |
Instituto Electoral, todos las Personas
Servidoras Públicas adscritas al área respectiva deberán colaborar en la elaboración de los documentos que integren el Expediente de Entrega–Recepción, de conformidad con los procedimientos
y anexos contenidos en el presente Manual Técnico. |
9 |
. El Órgano Interno de Control supervisará los actos relacionados con los Procesos de Entrega-Recepción, designando por escrito al personal necesario que lo representará en dichos actos, y deberá informar por escrito de tal designación a los involucrados en dicho proceso. |
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PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN |
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de Entrega-recepción de Zacatecas) |
a) En los casos de permuta, cambio de adscripción, remoción, inhabilitación, destitución, renuncia, suspensión, conclusión del periodo para el que fueron nombrados o por cualquier otra causa establecida en las leyes; |
b) En los casos
de permiso, licencia o incapacidad médica en cuanto |
se conozca y sea superior a 15 días; |
c) En caso de ausencia injustificada a partir de
15 días; |
d) En los casos de supresión o transferencia de funciones de las áreas |
administrativas, y |
e) Por cualquier otra causa
distinta a las señaladas en las fracciones anteriores y que requiera la realización de un acto de Entrega- Recepción. |
2 |
. El Proceso de Entrega–Recepción, iniciará con una notificación de la Dirección Ejecutiva de Administración, al Órgano Interno de Control, misma que tendrá que enviarse dentro de los 3 (tres) días hábiles siguientes a la separación o ausencia del cargo, empleo
o comisión de la Persona Servidora Pública. |
3 |
. El Proceso de Entrega-Recepción deberá realizarse dentro de los 15 (quince) días posteriores a la fecha en que surta efectos la notificación, y concluirá con la verificación y validación física del expediente. |
4 |
. En el Proceso de Entrega-Recepción participará la Persona Servidora Pública que entrega, la Persona
Servidora Pública que recibe o persona designada para recibir, en su caso el o los enlaces nombrados, así como el personal que represente al Órgano |