Manual Técnico de Entrega-Recepción Individual del Instituto

Electoral del Estado de Zacatecas

OIC

INSTITUTO ELECTORAL DEL

ESTADO DE ZACATECAS

Órgano Interno de Control

Manual Técnico de Entrega

Recepción Individual

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Manual Técnico de Entrega-Recepción Individual del Instituto

Electoral del Estado de Zacatecas

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................... 4

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5

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OBJETIVO GENERAL.................................................................................................................6

MARCO JURÍDICO .....................................................................................................................7

GLOSARIO..................................................................................................................................9

DISPOSICIONES GENERALES................................................................................................11

PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN...................................................................................13

2. FACULTADES Y OBLIGACIONES DE QUIENES INTERVIENEN EN EL PROCESO DE ENTREGA-

RECEPCIÓN................................................................................................................................................ 15

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL ...............................................................................................15

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PERSONA SERVIDORA PÚBLICA QUE ENTREGA................................................................16

PERSONA SERVIDORA PÚBLICA QUE RECIBE....................................................................17

TITULAR DEL ÁREA ADMINISTRATIVA .................................................................................17

ENLACE ....................................................................................................................................17

INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE...........................................................................................18

CONSIDERACIONES GENERALES .........................................................................................19

3. ACTO PROTOCOLARIO DE ENTREGA-RECEPCIÓN ......................................................................... 20

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GENERALIDADES DEL ACTO PROTOCOLARIO ...................................................................20

CONSIDERACIONES EN EL CONTENIDO DEL ACTA ADMINISTRATIVA.............................21

VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN FÍSICA DEL EXPEDIENTE ...................................................22

SANCIONES..............................................................................................................................24

MEDIOS DE IMPUGNACIÓN ....................................................................................................25

ANEXOS....................................................................................................................................26

Anexo 1: Acta administrativa de entrega-recepción individual...................................................26

Anexo 2: Acta de Hechos en la etapa de verificación y validación del expediente.....................38

Anexo 3: Acta de verificación y validación del expediente.........................................................40

0. FORMATOS ..............................................................................................................................44

A.

Marco jurídico de actuación...............................................................................................44

Instrumentos de planeación...............................................................................................44

Información contable-financiera. .......................................................................................44

Información presupuestaria. ..............................................................................................44

B.

C.

D.

E. Información programática......................................................................................................45

F. Recursos humanos y estructura orgánica............................................................................45

G.

H.

Recursos financieros..........................................................................................................45

Recursos materiales. ..........................................................................................................46

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I. Relación de asuntos en trámite ante autoridades judiciales yadministrativas................46

J. Transparencia y Acceso de la Información Pública. ............................................................46

K.

Libros, bibliografía, expedientes, archivos documentales,digitales y multimedia. ....... 46

L. Otros documentos..................................................................................................................47

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INTRODUCCIÓN

El Instituto Electoral del Estado de Zacatecas es el organismo público local

electoral que tiene a su cargo las elecciones locales ordinarias y extraordinarias

para la renovación de los Poderes Legislativo y Ejecutivo, así como de los

miembros de los Ayuntamientos de la entidad y, en su caso, las consultas

populares. Todas las actividades de los órganos del Instituto se regirán por los

principios de certeza, imparcialidad, independencia, legalidad, máxima publicidad

y objetividad, previstos en la Constitución Política del Estado y Libre y Soberano

de Zacatecas.

El Instituto electoral es una institución comprometida no solo con el cumplimiento

del marco normativo respecto a sus funciones sustantivas, sino con las demás

disposiciones aplicables en materia administrativa, financiera-contable,

anticorrupción, transparencia, entrega-recepción, rendición de cuentas, entre

otras; para proporcionar certeza sobre el ejercicio de los recursos humanos,

materiales y financieros del mismo.

La entrega-recepción puede entenderse, como un proceso informativo y de

comprobación en el cual intervienen, de manera responsable y legal, tanto las

autoridades en funciones como las que tomarán posesión en el período

correspondiente. El acto de entrega-recepción es un acto institucional esencial en

todo régimen estatal de división de poderes y forma parte, sin duda, de la

rendición de cuentas.

La Ley de Entrega-Recepción del Estado de Zacatecas, publicada en el Periódico

Oficial Órgano de Gobierno del Estado el dieciséis de junio de dos mil dieciocho,

faculta al Órgano Interno de Control para fungir como autoridad supervisora en el

proceso de Entrega-Recepción Individual, lo anterior de conformidad con el

artículo 27, párrafo primero, fracción II.

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Para contribuir al logro de la citada finalidad es menester generar un marco

jurídico que proporcione certeza en el proceso de Entrega-Recepción de los

recursos humanos, materiales y financieros del Instituto Electoral.

Por otra parte, cabe señalar que los sistemas Anticorrupción y el de Transparencia

y Rendición de Cuentas son complementarios y, sin duda, comparten una misma

finalidad: fortalecer y consolidar el control constitucional respecto de las

actividades de los poderes públicos y de los órganos constitucionales autónomos.

Es así que, el presente manual técnico precisa las personas servidoras públicas

obligadas a realizar el proceso de entrega-recepción individual dentro del Instituto

Electoral del Estado de Zacatecas; contiene los formatos que serán utilizados de

manera homogénea en todas las áreas administrativas, así como los

procedimientos que deberán seguir para la debida integración del expediente

respectivo, que culminará con el acto protocolario que representa el evento formal

y solemne donde la persona servidora pública saliente entregará la información a

quien recibe el cargo, lo que se hará constar en un acta administrativa.

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OBJETIVO GENERAL

El presente documento tiene la finalidad de brindar las bases normativas

aplicables en el proceso de entrega-recepción individual que realizarán las

personas servidoras públicas del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, que

por cualquier motivo concluyan su cargo o comisión, a quienes los sustituyan, a

quienes hará entrega de los recursos humanos, financieros y materiales,

documentos, asuntos e información que tuvieron asignados durante su gestión,

con el propósito de que se cumplimiento a la Ley de Entrega-Recepción del

Estado de Zacatecas, se homologuen los procesos de entrega-recepción del

Instituto Electoral, se asegure la transparencia, objetividad, equidad y continuidad

de la función electoral y se otorgue certeza y certidumbre para quienes reciben el

cargo.

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MARCO JURÍDICO

Las directrices establecidas para el proceso de entrega recepción del Instituto

Electoral del Estado de Zacatecas, tienen fundamento en los siguientes

ordenamientos jurídicos:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas;

Ley General de Responsabilidades Administrativas;

Ley General de Contabilidad Gubernamental;

Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;

Ley de Entrega-Recepción del Estado de Zacatecas;

Ley del Patrimonio del Estado y Municipios de Zacatecas;

Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas;

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de

Zacatecas;

Código Civil del Estado de Zacatecas;

Código Penal del Estado de Zacatecas;

Estatuto Orgánico del Órgano Interno de Control del Instituto Electoral del Estado de

Zacatecas; y

Reglamento para la Administración de los Recursos del Instituto Electoral

del Estado de Zacatecas.

La normatividad antes referida, se menciona de manera enunciativa más no

limitativa, por lo que en casos particulares que no se encuentren previstos en el

presente manual, serán aplicables las disposiciones legales, administrativas,

civiles o penales a que haya lugar.

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En ejercicio de las facultades que al Órgano Interno de Control le confieren los

artículos 38 fracción II de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano del

Zacatecas; 57 BIS numeral 1, 57 QUATER fracción XXII de la Ley Orgánica del

Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, 5 del Estatuto Orgánico del Órgano

Interno de Control del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, y con la

aprobación del Comité Coordinador del Sistema Estatal Anticorrupción, se realizó el

presente Manual Técnico de Entrega-Recepción Individual del Instituto Electoral

del Estado de Zacatecas.

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GLOSARIO

Para efectos del presente manual técnico se entenderá por:

Acta Administrativa. Documento escrito en el que se registran los asuntos

tratados y los acuerdos adoptados en el proceso y en el acto protocolario de

entrega-recepción individual.

Acta de hechos. Documento escrito por medio del cual se deja asentada la

sucesión de ciertos hechos para que surta efectos jurídicos, la cual deberá

contener la fecha, el lugar donde sucedieron, su relación de manera breve,

concisa y precisa, asimismo, contendrá la firma de quienes presenciaron los

mismos. Esta acta generalmente se utiliza en la etapa de verificación y validación

del expediente de entrega-recepción, con el fin de asentar los errores y omisiones

detectados en dicho expediente.

Acta de Verificación y Validación. Documento escrito que procede de la

verificación y validación física de la entrega en la cual se consignan los actos u

omisiones que se derivaron de esta etapa, asimismo, da por concluido el proceso

de entrega- recepción.

Acto Protocolario. Acto legal cuyo cumplimiento es obligatorio en los términos de

este Manual Técnico y demás disposiciones aplicables, mediante el cual las

personas servidoras públicas salientes harán entrega de los asuntos

correspondientes a las personas servidoras públicas entrantes, los cuales

aceptarán las obligaciones y derechos que de estos se deriven.

Áreas Administrativas. Áreas del Instituto Electoral que en el desempeño de sus

funciones tienen propósitos y objetivos comunes en materia administrativa.

Enlace(s). Es la persona o las personas que darán seguimiento al proceso de

Entrega Recepción, realizando actividades de coordinación y revisión de la

información que integrará el Expediente; el enlace será designado por el Titular del

Órgano Interno de Control del Instituto Electoral.

Entrega Recepción. Proceso de entrega recepción individual mediante el cual

la persona servidora pública que se separa de su empleo, cargo o comisión, por

remoción, inhabilitación, destitución, renuncia, suspensión, licencia o por cualquier

otra causa, entrega los recursos públicos, documentos, informes, bienes, y en

general, lo que tuvo a su cargo a la persona servidora pública que se designe para

tal efecto.

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Expediente. Conjunto de información y documentos mediante los cuales los

servidores públicos que entregan dan cuenta del estado que guardan los asuntos

que les hayan sido asignados en el desempeño de sus funciones, atendiendo al

cargo o administración que se entrega a la persona servidora pública entrante.

Ley de Entrega-Recepción. Ley de Entrega-Recepción del Estado de Zacatecas.

Ley General. Ley General de Responsabilidades Administrativas.

Ley Orgánica. Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas.

Manual Técnico. El presente Manual Técnico de Entrega Recepción Individual

del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas.

Matriz de Formatos. Documento que establece los formatos que deberán llenar las

personas servidoras públicas que por cualquier motivo se separen de su empleo,

cargo o comisión, en el proceso de Entrega-Recepción, atendiendo al puesto

desempeñado.

Instituto Electoral. El Instituto Electoral del Estado de Zacatecas.

Consejo General. Órgano máximo de decisión del Instituto Electoral.

Órgano Interno de Control. Órgano dotado constitucionalmente de autonomía

técnica y de gestión, quien fungirá como Autoridad supervisora encargada de

vigilar los actos de entrega-recepción individual del Instituto Electoral, competente

para aplicar las leyes en materia de responsabilidades de los servidores públicos.

Proceso de Entrega Recepción. Actividades de elaboración, integración de los

documentos y cualquier información que forme parte del acto de entrega

recepción individual.

Persona Servidora Pública. - Toda persona que desempeñe algún empleo, cargo

o comisión en el Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, conforme a lo

dispuesto en la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas.

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DISPOSICIONES GENERALES

1. Lo establecido en el presente Manual Técnico es de observancia obligatoria

aplicable a las Personas Servidoras Públicas del Instituto Electoral, para

que realicen la entrega de los recursos humanos, financieros y materiales,

así como cualquier información, asuntos o documentos que fueron

generados en su desempeño a quienes los sustituyan en el empleo, cargo o

comisión;

2. Las Personas Servidoras Públicas del Instituto Electoral que están

obligadas a realizar la Entrega-Recepción son las siguientes:

a) Consejero Presidente (Institucional al concluir su periodo de

Presidencia).

b) Consejeros electorales (Individual al concluir su encargo).

c) Las Personas Servidoras Públicas que representen el nivel

jerárquico de Secretario Ejecutivo, Director Ejecutivo, Jefe de

Unidad, Coordinador y Jefe de Departamento; y

d) Aquellos que, por sus funciones, reciban, resguarden, administren o

ejecuten recursos públicos;

3. La interpretación del presente Manual Técnico estará a cargo del Órgano

Interno de Control;

4

. La información que integrará el Expediente, será con corte al término de su

encargo, a excepción de la información contable, presupuestaria y

programática, en cuyo caso, la información deberá corresponder al mes

anterior a la conclusión del cargo, por cuestiones de cierres contables

y presupuestarios. Por lo que será necesario agregar la información

complementaria que se haya generado a la fecha de la conclusión del

encargo, consistente en movimientos contables, presupuestales y

programáticos, anexando la documentación soporte de dichos movimientos;

5

. Los formatos comprendidos en el presente Manual Técnico, incluyendo el

acta administrativa del acto protocolario de Entrega-Recepción, fueron

elaborados de acuerdo a los requisitos e información obligatoria que deberá

integrar el expediente, conforme a lo establecido en la Ley de Entrega-

Recepción. Los formatos antes mencionados estarán disponibles en

formato digital en la página www.ieez.org.mx mismos que se encuentran

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anexos en el presente Manual Técnico para su consulta;

6. La Persona Servidora Pública que entrega, deberá descargar los formatos

que le sean aplicables de acuerdo a la Matriz de Formatos descargable en

la página antes mencionada, en razón de la naturaleza del empleo, cargo o

comisión a entregar. Dichos formatos deberán contener detalladamente la

información prevista en el apartado de Integración del Expediente del

presente Manual Técnico, los cuales serán firmados por la Persona

Servidora Pública que entrega, por los titulares responsables de la

información y por quienes participaron en el llenado de los formatos;

7. El Proceso de Entrega-Recepción se realizará aplicando la normatividad

vigente, y comprenderá las siguientes etapas:

Designación de

los servidores

públicos que

intervienen;

Verificación y

validación física

del contenido del

Expediente.

Integración del

expediente;

Acto

protocolario, y

8. En el Proceso de Entrega-Recepción de las Áreas Administrativas del

Instituto Electoral, todos las Personas Servidoras Públicas adscritas al área

respectiva deberán colaborar en la elaboración de los documentos que

integren el Expediente de EntregaRecepción, de conformidad con los

procedimientos y anexos contenidos en el presente Manual Técnico.

9

. El Órgano Interno de Control supervisará los actos relacionados con los

Procesos de Entrega-Recepción, designando por escrito al personal

necesario que lo representará en dichos actos, y deberá informar por escrito

de tal designación a los involucrados en dicho proceso.

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PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN

1. El proceso de EntregaRecepción deberá realizarse: (artículo 17 de la Ley

de Entrega-recepción de Zacatecas)

a) En los casos de permuta, cambio de adscripción, remoción,

inhabilitación, destitución, renuncia, suspensión, conclusión del

periodo para el que fueron nombrados o por cualquier otra causa

establecida en las leyes;

b) En los casos de permiso, licencia o incapacidad médica en cuanto

se conozca y sea superior a 15 días;

c) En caso de ausencia injustificada a partir de 15 días;

d) En los casos de supresión o transferencia de funciones de las áreas

administrativas, y

e) Por cualquier otra causa distinta a las señaladas en las fracciones

anteriores y que requiera la realización de un acto de Entrega-

Recepción.

2

. El Proceso de EntregaRecepción, iniciará con una notificación de la

Dirección Ejecutiva de Administración, al Órgano Interno de Control, misma

que tendrá que enviarse dentro de los 3 (tres) días hábiles siguientes a la

separación o ausencia del cargo, empleo o comisión de la Persona

Servidora Pública.

3

. El Proceso de Entrega-Recepción deberá realizarse dentro de los 15

(quince) días posteriores a la fecha en que surta efectos la notificación, y

concluirá con la verificación y validación física del expediente.

4

. En el Proceso de Entrega-Recepción participará la Persona Servidora

Pública que entrega, la Persona Servidora Pública que recibe o persona

designada para recibir, en su caso el o los enlaces nombrados, así como el

personal que represente al Órgano