1. Naturaleza y objeto de la función de la Oficialía
Electoral
I. El
presente Manual tiene por objeto instrumentar la función de la Oficialía
Electoral investida de fe pública para actos de naturaleza electoral, ejercida
por el Secretario Ejecutivo del Instituto Electoral
del Estado de Zacatecas[1],
o por conducto de las Secretarias y
los Secretarios Ejecutivos de los Consejos Distritales o Municipales
Electorales[2],
u otras personas funcionarias del
Instituto Electoral, a quienes se les delegue dicha función, en términos de lo
dispuesto por los artículos 116, párrafo segundo, fracción IV, inciso c)
numeral 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 104, numeral 1,
inciso
p) de
la Ley General de Instituciones
y Procedimientos Electorales;
38, fracción II,
tercer párrafo de
la Constitución
Política del
Estado
Libre y Soberano de Zacatecas, 6, numeral
1, fracción
XIX, 8 y 50, numeral 2, fracciones VIII y IX de la
Ley Orgánica del Instituto Electoral del estado de Zacatecas[3]; y del
Reglamento de la Oficialía Electoral del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas[4]; para su
estricto cumplimiento.
Por lo tanto, es
de observancia general y obligatoria para las Secretarias y los Secretarios de
los Consejos en la demarcación territorial correspondiente al Consejo al que
estén adscritos, así como para el Secretario Ejecutivo, y las y los
funcionarios electorales y el funcionariado del Instituto Electoral en quienes
el Secretario Ejecutivo delegue dicha función.
2.
De la delegación del ejercicio de la función de Oficialía Electoral
I. El
Secretario Ejecutivo, en ejercicio de la facultad que le confieren los
artículos 50, numeral 2, fracciones VIII y IX de la Ley Orgánica; 12, 13 y 14
del Reglamento de Oficialía, podrá delegar el ejercicio de la función de
Oficialía Electoral en las Secretarias y los Secretarios de
los Consejos, en el personal adscrito a dichos órganos y el funcionariado del Instituto Electoral, mediante oficio.
II. El oficio mediante el cual se deleguen las
funciones de Oficialía Electoral deberá contener además de los requisitos
señalados en el artículo 14 del Reglamento de Oficialía, lo siguiente:
a)
Establecer las
atribuciones que se delegan, las cuales, en su caso, se ejercerán con
independencia y sin menoscabo de las atribuciones del Secretario Ejecutivo y de
las Secretarias y los Secretarios de los Consejos, para constatar y documentar
actos o hechos exclusivamente de naturaleza electoral dentro de su ámbito de
actuación y como parte de su deber de vigilar la función electoral;
b)
Señalar la fecha
en la que surte efectos la delegación de la función, y
c)
Contener la
instrucción para que el oficio por escrito de delegación se publique en los
Estrados del Instituto o del Consejo Distrital o Municipal Electoral que
corresponda. Para tal efecto el Secretario Ejecutivo ordenará dicha publicación
conforme
a los formatos para publicación en Estrados que se adjuntan como Anexo 1.
III. Las y los funcionarios
electorales en los cuales se delegue la función de oficialía ejercerán labores
jurídicas, por lo que se procurará que dicha delegación la realice el
funcionariado que tenga Licenciatura en Derecho, titulados, con experiencia en
materia electoral. y preferentemente con conocimientos en derecho notarial.
3. De los sujetos que pueden
solicitar la función de la Oficialía Electoral
I.
Podrán solicitar la función de la Oficialía
Electoral los partidos políticos y los candidatos y las candidatas
independientes, para dar fe pública de actos o hechos exclusivamente de
naturaleza electoral.
4. De los tipos de
petición
I.
Por escrito o comparecencia
en la Oficialía de Partes del Instituto Electoral, en el Consejo Distrital o
Municipal Electoral que corresponda a la ubicación del domicilio en el que se
localizan los hechos a constatar o de manera verbal, supuesto en el que la
petición deberá ratificarse por escrito dentro de las veinticuatro horas
siguientes.
II.
El escrito podrá ser en
formato libre, debiendo cumplir con los requisitos previstos en el artículo 24
del Reglamento de Oficialía
Electoral, así
como
en el numeral
5 de
este Manual.
4.1
De
la petición por comparecencia
I. La persona peticionaria deberá identificarse
y acreditar la personalidad con
la que se ostenta,
ya sea
de representante de
un partido
político o de
candidato independiente.
II. La
petición deberá realizarse ante la Secretaria o el Secretario del Consejo correspondiente,
o ante la funcionaria o el funcionario electoral en quien el Secretario
Ejecutivo haya delegado el ejercicio de la función de Oficialía Electoral, que
corresponda a la ubicación de los actos o hechos que se pide constatar.
III. Durante
la comparecencia, la Secretaria o el Secretario del Consejo correspondiente, o
la funcionaria o el funcionario electoral que atienda la petición, deberá
requerir al peticionario la información necesaria que acredite el cumplimiento
de requisitos de procedencia, asentando la información proporcionada en el
formato de petición que como Anexo 2 se adjunta a este Manual.
IV. Una
vez recabada la petición, se registrará en el Libro y en el Sistema Informático
de Registro para que le sea asignado el turno de atención.
4.2 De la petición formulada de manera
verbal
I.
Si durante el desarrollo de una diligencia, se
requiere de manera verbal por parte de un partido político o candidato
independiente acudir a constatar otros actos o hechos que no fueron materia de
la petición original, la Secretaria o el Secretario del Consejo o la
funcionaria o el funcionario electoral encargado de desahogar la diligencia,
procederá conforme a lo siguiente:
a)
Hará constar tal situación en el Acta
respectiva;
b)
Cuando la petición verbal se refiera a actos o hechos repentinos, de realización
inminente y que puedan consumarse sin dejar indicios, la Secretaria o el
Secretario del Consejo o la funcionaria o el funcionario electoral acudirá a
constatarlos, sin esperar a que la misma se ratifique por escrito, no obstante
lo anterior, la petición tendrá que ratificarse por escrito dentro de las
veinticuatro horas siguientes, de lo contrario no se procederá a la elaboración
del Acta respectiva.
El funcionario electoral que desahogó la
diligencia deberá proporcionar copia de la certificación de hechos a la Presidencia
del Consejo Distrital o Municipal Electoral o al
Secretario Ejecutivo, según corresponda, para su debido conocimiento, y
c)
En cualquier otro supuesto, la Secretaria o el
Secretario del Consejo o la funcionaria o el funcionario electoral indicará al
peticionario que su solicitud sólo será atendida después de que sea ratificada
por escrito ante la Secretaria o el Secretario del Consejo competente, dentro
de las veinticuatro horas siguientes, o bien, acuda a presentar dicha petición
por comparecencia.
5.
De los requisitos de la petición
I.
Las peticiones deberán presentarse con al menos setenta y dos horas de
anticipación a los actos o hechos que se pretende sean constatados, salvo que
se trate de actos o hechos urgentes, repentinos
o imprevistos, cuya evidencia sea necesario preservar.
II. La
petición deberá cumplir con los requisitos previstos en el artículo 24 del
Reglamento de Oficialía y de acuerdo a lo siguiente:
a)
Estar
dirigida al Secretario Ejecutivo o al funcionario electoral
que ejerce la función de Oficialía Electoral en donde se ubiquen los actos o
hechos que se pide constatar;
b)
Señalar domicilio para oír y
recibir notificaciones, en caso de omitirlo, las notificaciones se harán por
Estrados;
c)
Señalar persona autorizada
para oír y recibir notificaciones aún las de carácter personal, y/o para
asistir en la diligencia respectiva;
d)
Contener una narración
expresa y clara de los actos o hechos a constatar y de las circunstancias precisas de modo, tiempo y lugar que hagan
posible ubicarlos objetivamente;
e) Hacer
referencia a una afectación en el proceso electoral o a una vulneración a los
bienes jurídicos tutelados por la Legislación Electoral;
f)
Cuando se refiera a
propaganda considerada calumniosa sólo podrá presentarse por la parte afectada;
g)
Podrá presentarse como parte
de un escrito de denuncia o de manera independiente;
h)
Adjuntar los medios
indiciarios o probatorios, en caso de contarse con ellos, y
i)
La
petición deberá estar firmada por el solicitante
o representante legítimo.
6. De la recepción de la
petición ante los Consejos Distritales o Municipales Electorales
I.
Recibirla en el
Consejo Distrital o Municipal Electoral en cuya demarcación territorial se
ubiquen los actos o hechos a constatar.
II.
Asentar en el
acuse de recibo del escrito de petición:
a)
El sello de
“recibido” de la Oficialía Electoral o del reloj checador. En caso de no contar
con dichos instrumentos, registrar en forma manuscrita la fecha y hora de
recepción;
b)
El nombre, cargo
y firma del funcionario electoral que recibió;
c)
El número de
fojas de que conste el escrito, y
d)
En su caso,
descripción detallada de los anexos al escrito.
III.
Una vez que la
petición sea recibida por el funcionario electoral, éste deberá entregarla
inmediatamente a la Secretaria o al Secretario del Consejo, a fin de no afectar
el plazo de setenta y dos horas para su atención.
IV.
La Secretaria o el Secretario
del Consejo o la funcionaria o el funcionario electoral revisará el escrito
para determinar la competencia del mismo.
V.
En su caso, la Secretaria o el Secretario
del Consejo deberá informar al Secretario Ejecutivo, por la vía más expedita,
sobre la recepción de la petición y su contenido.
VI.
El Secretario Ejecutivo a
través de la Unidad de la Oficialía
Electoral, revisará si la petición es procedente y determinará lo
conducente.
VII.
De
ser competente, la
Secretaria o el Secretario del Consejo registrará la petición en el Libro
correspondiente y en el Sistema Informático de Registro.
VIII.
El registro se
hará conforme al orden en el que las peticiones sean recibidas, respecto de la
fecha y hora que conste en el acuse respectivo.
IX.
La
Secretaria o el Secretario del Consejo verificará el
cumplimiento de los requisitos de procedencia de la petición para determinar si
es necesario realizar una prevención, la cual, en su caso, será suscrita por el
propio Secretario o Secretaria.
X.
La prevención
deberá notificarse en el domicilio señalado por la persona peticionaria o, en
su caso, en los Estrados del Consejo, así como por correo electrónico a la
cuenta proporcionada para tal efecto.
7.
De la competencia para atender la petición
I. La Secretaria o el
Secretario del Consejo donde se presente el escrito de
petición, determinará si es competente para ejercer la función de Oficialía
Electoral en la demarcación territorial correspondiente en la que se ubiquen los
actos o hechos a constatar.
II. En caso de no ser competente, mediante oficio, remitirá la
petición de inmediato al Consejo Distrital o Municipal Electoral que sí lo sea,
adjuntando el escrito de petición y la documentación que, en su caso, se haya
ofrecido por el solicitante. En este supuesto se procurará realizar lo
necesario para que los actos o hechos materia de la petición sean constatados
de manera oportuna y para evitar, en la medida de lo posible, su
desvanecimiento.
Asimismo, se dará aviso de tal remisión, mediante correo
electrónico institucional al Secretario Ejecutivo. Dicho aviso incluirá,
adjunto el escrito de petición digitalizado.
III. La Secretaria o el
Secretario del Consejo competente, al recibir el
oficio, así como el escrito original, atenderá la respectiva petición,
registrándola en el Sistema Informático de Registro para que se le otorgue un
turno; previniendo al peticionario, en caso de ser necesario; o bien,
realizando la diligencia para constatar los hechos, sin afectar el turno de
atención.
IV.
La
Secretaria o el Secretario competente,
al recibir el oficio, así como el escrito original, atenderá la respectiva
petición registrándola en el Sistema Informático de Registro para que se le
otorgue un turno; previniendo al peticionario, en caso de ser necesario; o
bien, realizando la diligencia para constatar los hechos, sin afectar el turno
de atención.
V. La remisión al Consejo Distrital o Municipal Electoral competente
se notificará personalmente a la persona peticionaria en el domicilio señalado
para tal efecto; en caso de no haberse señalado domicilio, se notificará por
Estrados.
VI.
En caso de que
la petición verse respecto de procedimientos sustantivos de las diversas
instancias del Instituto Electoral, el Secretario del Consejo deberá remitir la
petición para su atención conforme a los mecanismos institucionales, al
Secretario Ejecutivo para que éste determine el ámbito de competencia. En tal
caso, no procederá el registro en el Libro, ni en el Sistema Informático de
Registro.
VII.
Una vez asignado el turno de
atención y, en su caso, solventada la prevención que se haya formulado, la Secretaria o el Secretario del
Consejo respectivo, emitirá una respuesta por escrito al peticionario, en la
que deberá informarle:
a)
La
funcionaria o el funcionario designado que atenderá la diligencia;
b)
La
fecha y hora en la que se practicará la misma, a fin de que la atención de la
petición se realice de manera oportuna dentro de las setenta y dos horas
posteriores a su presentación o, en su caso, al desahogo de la prevención,
conforme a lo previsto en el artículo 25 del Reglamento.
En el caso de que la
respuesta a la petición sea en sentido negativo, la Secretaria o el Secretario del Consejo, deberá fundamentar y
motivar las razones por las cuales la petición no fue atendida, conforme a lo
previsto en el artículo 27, fracción IV del Reglamento de Oficialía.
8. Del requerimiento de prevención
I. En
el caso de que la petición resulte confusa o imprecisa, la Secretaria o el
Secretario del Consejo o la funcionaria o funcionario electoral encargado de
desahogar la diligencia deberán prevenir a quien la presentó, a fin de que,
dentro del plazo de veinticuatro horas siguientes a la notificación del
requerimiento, realice las aclaraciones necesarias o proporcione la información
requerida, conforme al formato que como Anexo 3 se adjunta al presente Manual.
Con el apercibimiento de que, en caso de incumplir
el requerimiento, o al hacerlo la petición no sea debidamente aclarada,
ésta se considerará improcedente; y
II. La petición que no cuente con una narración clara de los hechos,
ni precise los aspectos requeridos, aun después de ser prevenido, o bien no se
dé respuesta a la prevención respectiva, se considerará como improcedente lo
cual se notificará al peticionario por escrito.
9.
Improcedencia de la petición
I. La petición será improcedente cuando se cumplan algunos de los supuestos
señalados en el artículo 26 del Reglamento de Oficialía.
10. De las diligencias
I.
La
Secretaria o el Secretario del Consejo o el funcionario o la funcionaria
electoral encargada de la diligencia sólo podrán dar fe de los actos y hechos
exclusivamente de naturaleza electoral que puedan ser percibidos por los
sentidos y no podrá emitir conclusiones ni juicios de valor acerca de los
mismos, o de aquellos que requieran el conocimiento de un arte, técnica o
ciencia específica.
11.
Competencia
I.
No es competencia de la Oficialía Electoral:
a) Imponer sanciones a partidos políticos y/o candidaturas.
b) Fiscalizar gastos de partidos políticos y/o candidaturas.
c) Retirar y/o cubrir propaganda electoral.
d) Certificar la asistencia de funcionarios de la administración pública a
eventos proselitistas.
e) No es una Notaría Particular.
12. De la
petición presentada en la Secretaría Ejecutiva
I. Cuando la petición se
presente ante la Oficialía de Partes de la Secretaría Ejecutiva del Instituto
Electoral, para constatar actos o hechos, se remitirá inmediatamente a la
Unidad de Oficialía Electoral para su atención.
II. Cuando
la petición se presente ante la Oficialía de Partes de la Secretaría Ejecutiva
del Instituto Electoral, para constatar actos o hechos en cualquiera de los
Distritos o Municipios, se turnará a la brevedad a la Unidad de Oficialía Electoral a efecto de hacerla del conocimiento
de la Secretaria o el Secretario del
Consejo, en cuya demarcación se ubiquen
los actos o hechos a constatar, en donde se le dará atención oportuna.
III. En
este supuesto, cuando exista la necesidad de prevenir al peticionario, la Unidad de Oficialía Electoral deberá
hacerlo directamente, siempre que haya señalado domicilio en la ciudad de
Zacatecas o zona conurbada y que lo permita la carga de trabajo, en caso de ser
un sitio diferente a la demarcación del Instituto Electoral donde se ubiquen
los actos o hechos que se piden constatar, se informará de la petición y la
prevención al Consejo Distrital o Municipal Electoral respectivo.
IV.
Si la prevención es
satisfecha, la Secretaria o el
Secretario del Consejo, o la
funcionaria o el funcionario electoral respectivo, llevará a cabo el
procedimiento para la atención de la petición. En caso de que la prevención no
se satisfaga, la Unidad de la Oficialía
Electoral dará respuesta al peticionario, y deberá fundar y motivar las razones por las cuales no procedió su
atención, y lo hará del conocimiento a la
Secretaria o el Secretario del Consejo competente.
V. Con
independencia de que la prevención sea realizada por parte de la Unidad de
Oficialía Electoral, la Secretaria o el
Secretario del Consejo a la que se remita la petición, será la encargada de registrarla en el Libro correspondiente, a fin
de que éste desahogue la diligencia o designe al funcionario electoral que la
realizará, asimismo, ingresará al Sistema Informático de Registro los datos de
la petición respectiva, y
VI.
Una vez desahogada la
diligencia, la Secretaria o el
Secretario del Consejo competente, adjuntará en el Sistema Informático de
Registro el acta atinente que pondrá a disposición del peticionario en copia
certificada. El acta original permanecerá en el archivo del Consejo Distrital o
Municipal Electoral que desahogó la diligencia.
13.
De la presentación de petición ante un Consejo Distrital o Municipal Electoral
I.
Cuando
se reciba una petición ante la Secretaria o el Secretario del Consejo, se
deberá informar al Secretario Ejecutivo del Instituto Electoral, por la vía más
expedita, acerca de la recepción de la petición y su contenido;
II.
La
Secretaria o el Secretario del Consejo correspondiente, en colaboración con la
Unidad de Oficialía Electoral revisará si la petición es procedente y
determinará lo conducente en caso de ser necesario realizar una prevención;
III.
Cuando la petición se
presente ante un Consejo Distrital o Municipal Electoral, en cuya demarcación se ubiquen los actos o
hechos a constatar y exista la necesidad de prevenir al peticionario para
aclarar la petición, la Secretaria o el Secretario del Consejo respectivo,
o la funcionaria o el funcionario electoral designado, deberán hacerlo
directamente a fin de que, en caso de solventarse el requerimiento formulado,
la petición se atienda de manera inmediata;
IV.
Si la prevención es
satisfecha, se procederá a su atención inmediata. En caso de que la prevención
no se satisfaga, la Secretaria o el
Secretario del Consejo competente dará respuesta a la petición, fundando y motivando las razones por
las cuales no procedió su atención;
V.
Con
independencia de que la prevención sea realizada, la petición será registrada
en el Libro correspondiente a fin de designar al funcionario electoral que
desahogará la diligencia, e ingresar al Sistema Informático de Registro los
datos de la petición respectiva;
VI.
La
Secretaria o el Secretario del Consejo que
reciba una petición deberá atenderla directamente, siempre que la distancia o condiciones de seguridad y acceso al lugar de
los actos o hechos a constatar, no impidan su actuación oportuna;
VII.
La
Secretaria o el Secretario del Consejo
deberá dar aviso a la Unidad de
Oficialía Electoral, cualquiera que sea su forma de proceder, sea
atendiendo directamente la petición, o bien, remitiéndola al Consejo Distrital
o Municipal Electoral correspondiente, y
VIII.
Para
el desahogo de la diligencia, se elaborará el acta
correspondiente, la Secretaria o el
Secretario del Consejo, o la
funcionaria o el funcionario electoral que la practicó, dará lectura a la
misma y recabará la firma de las personas que en ella intervinieron, así como
del solicitante; en caso de negativa de firma, dicha circunstancia se asentará
en el acta. Una vez desahogada la diligencia, la Secretaria o el Secretario del Consejo respectivo adjuntará en
el Sistema Informático de Registro el acta atinente y la pondrá a disposición
del peticionario en copia certificada. El Acta original permanecerá en el
archivo del Consejo Electoral que desahogó la diligencia.
14
De la colaboración de otras instancias
I.
En los casos en los que las
peticiones se presenten ante cualquier Dirección Ejecutiva o área del Instituto
Electoral, se deberá remitir mediante oficio de manera inmediata a la Unidad de la Oficialía Electoral, para
su atención y en su caso, remitirla a la Secretaria o el Secretario del Consejo
correspondiente a la ubicación de los hechos que se desean constatar,
adjuntando copia de la petición y documentación que en su caso se haya
presentado, a fin de proceder a su desahogo.
II. Cuando para el cumplimiento de sus
atribuciones el Instituto Electoral así lo requiera, por conducto del
Secretario Ejecutivo, podrá solicitar el apoyo de la Oficialía Electoral de
otro Organismo Público Local Electoral por hechos de naturaleza electoral que
se realicen en una entidad vecina.
15. De la atención de
peticiones relativas a actos o hechos repentinos o de realización inminente
I.
Se entenderán
como “actos o hechos repentinos, de realización inminente y que puedan
consumarse sin dejar indicios”, aquellos imprevistos o no programados que están
cercanos a ocurrir y que no son susceptibles de prolongarse en el tiempo por
agotarse al concluir la acción o conducta que los ejecuta (por ejemplo, de
manera enunciativa y no limitativa, mítines, repartición de propaganda,
perifoneo);
II.
Para determinar la
procedencia de peticiones y para constatar ese tipo de actos, deberá tomarse en
cuenta que exista tiempo suficiente entre el momento de presentación de la
petición y la realización de los actos o hechos a constatar, debiéndose seguir
el procedimiento de registro y designación que se sigue para cualquier
petición. Lo anterior, sin menoscabo de que durante el desarrollo de una
diligencia pueda formularse una petición verbal para constatar este tipo de
actos o hechos, tal y como lo prevé el numeral
4.2 del presente Manual, y
III.
Una vez desahogada la
diligencia, la Secretaria o el
Secretario del Consejo respectivo o las funcionarias y los funcionarios
electorales adjuntarán en el Sistema Informático de Registro el acta
atinente y el acta original permanecerá en el archivo de la Unidad de Oficialía Electoral o del Consejo que desahogó la
diligencia.
16.
De la petición como parte de un procedimiento sancionador
I. Cuando
la petición se presente como parte de un escrito de queja o denuncia, de manera
que los actos o hechos que se pide constatar se trate también de los
denunciados, se deberá remitir copia certificada del escrito a la Unidad de la
Oficialía Electoral, a fin de que se atienda la petición en los términos
previstos en el Reglamento de Oficialía y de este Manual, exclusivamente sobre
los actos o hechos que versen respecto al ejercicio de la Oficialía Electoral.
Una vez
que se cuente con el acta respectiva, se hará llegar copia certificada de la
misma, al solicitante y a la instancia responsable del desahogo de la queja,
para que se integre al expediente del procedimiento sancionador de que se
trate.
II.
La diligencia
para constatar actos o hechos materia de una petición, no impide y deja a salvo
la práctica de diligencias adicionales posteriores, como parte de la
investigación de los mismos hechos dentro de un procedimiento sancionador.
17.
De los casos motivo de auxilio para una atención oportuna.
I. Cuando para el cumplimiento de sus atribuciones el Instituto Electoral
así lo requiera, por conducto del Secretario Ejecutivo, podrá solicitar el
apoyo de la Oficialía Electoral de otro Organismo Público Local por hechos de
naturaleza electoral que se realicen en una entidad vecina.
Asimismo, la Unidad de
Oficialía Electoral, podrá solicitar el apoyo de las Secretarias y de los
Secretarios de los Consejos, cuando lo requiera para el desahogo de alguna
actuación de fe pública.
II. La Secretaria o el Secretario
del Consejo que considere la existencia de
circunstancias que compliquen la atención oportuna de una petición, dará aviso
de inmediato, fundado y motivado lo anterior, a la Unidad de Oficialía Electoral, tratándose de los siguientes
supuestos:
a)
Presentación de
una petición para constatar actos o hechos ocurridos en puntos alejados de la
cabecera distrital o municipal, según sea el caso;
b)
Volumen elevado
de peticiones pendientes de atender, y
c)
Factores
climatológicos o naturales que impidan su desahogo;
III. Al
acreditarse las circunstancias anteriores, la
Unidad de Oficialía Electoral indicará, cuál Consejo podrá auxiliar a
aquélla que recibió la petición;
IV.
El órgano que
actúe en auxilio podrá ser:
a)
Un Consejo
Distrital o Municipal Electoral con sede en el ámbito territorial de un
distrito o municipio, vecino o colindante del Consejo receptor.
V. Para
que proceda la autorización referida en el punto anterior se tomará en cuenta
la sede del Consejo Distrital o Municipal Electoral que actuará en auxilio, considerando
en su caso, el más cercano que cuente con mejores vías o condiciones de acceso al lugar de los actos o hechos a constatar;
VI. En
caso de autorizarse el auxilio de otro Consejo, la Unidad de Oficialía Electoral notificará tal situación a ambos Consejos así como al peticionario, mediante oficio o correo electrónico
institucional o por la vía que considere más expedita;
VII. Los datos de la petición que se ubiquen en este supuesto, así como
de la diligencia que la desahogue, serán ingresados al Sistema Informático de
Registro por el Consejo que actúe en auxilio;
VIII. Una
vez desahogada la diligencia, la
Secretaria o el Secretario del Consejo que actuó en auxilio remitirá una
copia certificada del acta al Consejo que recibió la petición, el cual la pondrá a disposición de la
persona peticionaria;
IX.
El acta original
será conservada en el archivo del Consejo que actuó en auxilio;
X.
En el caso de
que se convoque a una sesión de Consejo Distrital o Municipal Electoral que
impida al Secretario del Consejo atender una diligencia, éste deberá designar a
otro funcionario electoral que esté debidamente facultado para que proceda a su
desahogo, a fin de garantizar la atención oportuna de la petición, y
XI. Cuando los partidos políticos o candidatos independientes opten
por acudir ante la Oficialía Electoral, pero la carga de trabajo impida la
atención oportuna de su petición o se actualicen otras circunstancias que lo
justifiquen, el Secretario Ejecutivo a través de la Unidad de Oficialía
Electoral podrán remitirla a los Notarios Públicos con los que el Instituto
tenga celebrados convenios.
18. Del ejercicio oficioso
de la función de Oficialía Electoral
I.
El ejercicio de
la función será oficiosa, para constatar actos o hechos susceptibles de afectar
el proceso electoral, que no han sido objeto de una petición;
II. La Secretaria o el
Secretario del Consejo o la funcionaria o el funcionario electoral
que ejerza la función de Oficialía Electoral y se percate de tales actos o
hechos, deberá registrarlos en el Libro y en el Sistema Informático de
Registro, para su atención oportuna;
III.
Cuando la actuación oficiosa
sea motivada por actos o hechos que puedan consumarse sin dejar indicios, y la Secretaria o el Secretario del Consejo o
la funcionaria o funcionario electoral que ejerza la función de Oficialía
Electoral se percate de los mismos, podrá acudir a constatarlos de inmediato y
posteriormente proceder a su registro. Asimismo, deberá proporcionar copia del
acta al Secretario del Consejo respectivo y a la Unidad de Oficialía Electoral, para que se valore si ha lugar a
iniciar oficiosamente algún procedimiento sancionador, o bien se remita a la
autoridad competente de conocer dichos actos o hechos, y
IV. Los órganos centrales del
Instituto podrán solicitar el ejercicio de la función de Oficialía Electoral en
apoyo de sus atribuciones y para el desahogo de procedimientos específicos, en
términos de lo previsto en el artículo 23 del Reglamento.
19. Del registro de peticiones en el
Sistema Informático de Registro
I.
La información
que deberá ingresarse al Sistema Informático de Registro es la siguiente:
a)
Oficialía
Electoral, Consejo Distrital o Municipal Electoral que atenderá la petición;
b)
Fecha y hora de
recepción del escrito de petición;
c)
Número de fojas
que contiene la petición, y
d)
Datos de la
persona peticionaria, precisando:
1.
Si se trata de
un candidato independiente:
a)
Nombre;
b)
Domicilio para
oír y recibir notificaciones;
c)
En su caso,
cuando lo señalen, correo electrónico, y
d)
Personas autorizadas
por el peticionario, para oír y recibir notificaciones y/o para participar en
la diligencia respectiva.
2.
Si se trata de
un partido político:
a)
Nombre del
representante legal;
b)
Cargo partidista
o calidad con la que se ostenta;
c)
Documento con el
cual acredita la personería;
d)
Domicilio para
oír notificaciones, y
e)
En su caso,
cuando lo señalen, correo electrónico.
II.
Tipo de actos o
hechos a constatar (pintas en bardas, anuncios espectaculares, mantas,
propaganda colocada en equipamiento urbano o carretero, mitin, repartición de
propaganda o material prohibido por la legislación electoral, difusión de
propaganda por medios audiovisuales u otros);
III.
Ubicación de los
actos o hechos:
a)
En sitios
urbanos (calle, número, entre qué calles, colonia, o municipio, otras
referencias vecinas, etc.), y
b)
En sitios
rurales (carretera, kilómetro, localidad, municipio, referencias vecinas,
etc.);
IV.
Fecha y hora en
que los actos o hechos a constatarse están programados;
V.
Indicar si se
considera necesario prevenir al peticionario. En tal caso, precisar el
contenido de la prevención;
VI.
Fecha y hora en
que la prevención fue notificada;
VII.
Fecha y hora en
que se realizará la diligencia;
VIII.
Número de fojas
de las que conste el acta de la diligencia, e
IX. Indicar la instancia ante la que se presentó la solicitud; En el
Instituto Electoral, Consejo Distrital o Municipal, o de oficio.
20.
Requerimientos especiales del Sistema Informático de Registro
I.
Campos para
ingresar cada uno de los datos referidos en el numeral anterior;
II.
Opción de
adjuntar el escrito de petición digitalizado;
III.
Alerta de datos
con registro previo en el campo relativo a “ubicación de los actos o hechos”
para detectar duplicidad de peticiones;
IV.
Opción de
búsqueda mediante el ingreso de datos específicos;
V.
Manejo de
información precargada (datos de los funcionarios electorales que podrán
ejercer la función en la Oficialía Electoral en Oficinas Centrales y en cada
Consejo Distrital o Municipal) para implementar un turno que será asignado por
el Sistema para la atención de las peticiones;
VI.
Asignación del
turno de manera que se intercalen peticiones de diferente origen, para que se
otorgue igual trato a todas;
VII.
Opción de
ingresar imágenes fotográficas de los actos o hechos constatados (cuando se
trate de pintas en bardas, anuncios espectaculares, mantas, propaganda colocada
en equipamiento urbano o carretero);
VIII.
Control que
permita llevar un consecutivo de las fojas empleadas en las actas;
IX.
Vista preliminar
antes de hacer el registro definitivo en el sistema;
X.
Candado y clave
de autorización para realizar cambios en la información ingresada al Sistema, y
XI.
Función que
permita la obtención de reportes, gráficas y datos estadísticos que sirvan de
base para la elaboración de los Informes que deben presentarse al Consejo
General del Instituto Electoral.
21.
De las diligencias y firma del Acta
I. La Secretaria o el
Secretario del Consejo, la funcionaria o el
funcionario electoral designado, acudirán al lugar, fecha y hora prevista para
tal efecto, llevando consigo la acreditación respectiva y los elementos
necesarios que le permitan allegarse y constatar de manera veraz los actos o
hechos motivo de la petición (fotografías, videos, testigos, entre otros).
II. Al
iniciar la diligencia la Secretaria o el
Secretario del Consejo o la funcionaria o el funcionario designado en
primera instancia, deberá identificarse plenamente y tomar los datos de las
personas que participan en la diligencia, quienes deberán acreditarse con
identificación oficial. En caso de no acreditarse, dicha situación deberá
asentarse en el Acta respectiva.
III.
Posteriormente se
describirán claramente los actos o hechos objeto de fe pública conforme a lo
establecido en la petición, y se procederá al desahogo de la diligencia.
IV. Para
efectos del artículo 29, fracción III
del Reglamento, las firmas de las personas que intervinieron en la diligencia,
serán recabadas en el formato que como Anexo 4 se adjunta al presente Manual, el cual se requisitará en forma
manuscrita que consigne lo siguiente:
a)
Nombre de la Secretaria o el Secretario del Consejo o
de la funcionaria o el funcionario electoral encargado de la diligencia;
b)
Oficialía Electoral, Consejo
Distrital o Municipal Electoral al que esté adscrito;
c)
Fecha,
hora y ubicación exacta del lugar donde se realiza la diligencia;
d)
Precisar de características o rasgos
distintivos del sitio de la diligencia;
e)
Las manifestaciones
textuales de los funcionarios electorales que den cuenta de los actos o hechos
a constatar, de las personas que proporcionen información o testimonio de tales
actos o hechos a constatar, o de la propia persona
peticionaria;
f)
Firma de conformidad de
quien efectuó las anteriores manifestaciones, y
g)
En su caso, la negativa de firma,
circunstancia que también se hará constar en el acta respectiva.
V.
Las manifestaciones que se
consignen en el formato referido en el inciso anterior, serán reproducidas
íntegramente en el acta que el funcionario electoral encargado de la diligencia
elaborará en sus oficinas.
VI. Una
vez elaborada el acta respectiva que como Anexo 5 se adjunta al presente
Manual, el formato de certificación de hechos será considerado parte integrante
de la misma, por lo que habrá de adjuntarse como Apéndice del folio respectivo.
22. De la coordinación y
seguimiento del ejercicio de la función de Oficialía Electoral
I.
El Secretario
Ejecutivo es el responsable de coordinar y dar seguimiento al ejercicio de la
función de la Oficialía Electoral del Instituto Electoral, para tal efecto se
contará con un Sistema Informático de Registro y Seguimiento de peticiones, que
servirá de base para la elaboración de los Informes que deben presentarse en el
Consejo General.
23. De la colaboración de
Notarios Públicos
I. El
Secretario Ejecutivo de manera inmediata
hará del conocimiento de la Secretaria o el Secretario del Consejo
respectivamente, de los Convenios que haya suscrito el Instituto Electoral
en auxilio de la función de la Oficialía Electoral, a fin de que, cuando le
sean requeridos los Notarios, certifiquen documentos concernientes a la
elección y ejerzan la fe pública respecto a actos o hechos ocurridos durante la
jornada electoral, relacionados con la integración e instalación de mesas
directivas de casillas y, en general, con el desarrollo de la votación, en
términos de la legislación electoral aplicable.
II.
Cuando los partidos
políticos o candidatos independientes opten por acudir ante la Oficialía
Electoral, pero la carga de trabajo impida la atención oportuna de su petición
o se actualicen otras circunstancias que lo justifiquen, la Unidad de Oficialía
Electoral podrá remitir la solicitud a los Notarios Públicos con los que el
Instituto tenga celebrados convenios, debiendo informar al Secretario Ejecutivo
y al solicitante por escrito.
TRANSITORIO
Único.- Que derivada de la
contingencia sanitaria de la
pandemia del COVID-19 que se vive actualmente en la
entidad, y hasta
que las condiciones sanitarias permitan reanudar actividades, lo cual deberá
ser determinado por las autoridades sanitarias y de salud, los partidos
políticos y los candidatos independientes podrán presentar la petición para dar
fe pública de algún acto o hecho, a través del correo electrónico institucional
[email protected] e [email protected] .