PROCEDIMIENTO AL QUE DEBERÁ SUJETARSE LA CORRESPONDENCIA QUE
INGRESA Y EGRESA DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE ZACATECAS
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo
1.-
Las disposiciones del presente Procedimiento son de observancia general para el
personal que conforma la estructura del Instituto Electoral del Estado de
Zacatecas, así como para los usuarios del servicio de la Oficialía de Partes, y
tiene como finalidad establecer los criterios y procedimientos siguientes:
I.
Regular la administración de la
Oficialía de Partes del Instituto, y
II.
Establecer un sistema dotado de
los mecanismos de acción y coordinación necesarios para conducir a la
homogeneización, organización, modernización, conservación, preservación y
control de la correspondencia general en el Instituto.
Todo
lo anterior, de conformidad con lo establecido por la Ley Orgánica y el Reglamento
Interior, ambos del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas y demás ordenamientos
legales aplicables en materia electoral.
Artículo
2.- Para los efectos de
este Procedimiento se entenderá:
I.
En
cuanto a los ordenamientos jurídicos:
a)
Ley Electoral: La Ley
Electoral del Estado de Zacatecas;
b)
Ley Orgánica: La Ley
Orgánica del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;
c)
Reglamento Interior: El Reglamento
Interior del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, y
d)
Procedimiento:
Procedimiento al que deberá sujetarse la correspondencia que ingresa y egresa
del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas.
II.
En
cuanto a la autoridad electoral:
a)
Instituto: El
Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;
b)
Consejo General:
Consejo General del Instituto;
c)
Consejera Presidenta o
Consejero Presidente: La persona que funge como Presidente o
Presidenta del Instituto;
d)
Área de Consejeros: Área de los Consejeros y Consejeras
Electorales del Consejo General;
e)
Secretaria Ejecutiva o
Secretario Ejecutivo: La persona que funge como Secretaria o
Secretario Ejecutivo del Instituto;
f)
Unidades
Administrativas: Presidencia; Secretaría Ejecutiva;
Direcciones Ejecutivas de Organización Electoral y Partidos Políticos; de
Administración y Prerrogativas; de Capacitación Electoral y Cultura Cívica con
Perspectiva de Género; de Asuntos Jurídicos; de Sistemas y Programas Informáticos,
y de Paridad entre los Géneros;
g)
Órganos Técnicos: Las
Unidades de Comunicación Social; Fiscalización de los Recursos de los Partidos
Políticos; de Informática; de Acceso a la Información Pública; del Servicio
Profesional Electoral y del Secretariado, y
h)
Oficialía de Partes: Oficialía
de Partes del Instituto.
III.
En
cuanto a las definiciones aplicables a este Procedimiento:
a) Archivo
Electrónico: Archivo
digital en el que se registra de manera electrónica la correspondencia del
Instituto;
b) Correspondencia: Toda la documentación
que egresa e ingresa del o al Instituto, así como aquella que se genera y
circula en su interior;
c) Clave de Registro: Es la clave que se le asigna a cada
documento una vez que éste se registra en los libros de correspondencia;
contiene los datos del libro correspondiente, número de carpeta, folio y año.
d)
Documento: Toda información que genera, recibe o administra el
Instituto, contenida en cualquier medio o soporte documental, sea escrito,
impreso, sonoro, visual, electrónico, holográfico o cualquier otro de acuerdo a
las innovaciones tecnológicas;
e)
Expediente:
Unidad
constituida por uno o varios documentos, ordenados y relacionados con un mismo
asunto, actividad o trámite de cualquiera de las Unidades Administrativas u
Órganos Técnicos;
f)
Folio: El número cronológico que se le asigna a un
documento de acuerdo al orden de recepción;
g) Formato
DA: Formato de Descripción de Anexos, que se utiliza cuando la correspondencia contiene
documentación anexa;
h) Formato CE: Formato de Correspondencia que Egresa, que se utiliza para el control y
registro de la correspondencia que egresa del Instituto;
i)
Formato CI: Formato de Correspondencia que Ingresa, que se utiliza para el control y
registro de la correspondencia que ingresa al Instituto;
j)
Formato de SC: Formato de Sobre Cerrado, que se utiliza para el control y registro de la
correspondencia que ingresa a través de paquete o sobre cerrado, y
k)
Libros de Registro: Libros
donde se registra la correspondencia;
CAPÍTULO II
DE LA
OFICIALÍA DE PARTES
Artículo 3.- La
Oficialía de Partes depende de la Secretaría Ejecutiva y es el área responsable
de verificar, recibir, registrar y turnar la correspondencia que ingresa y
egresa del Instituto. Tiene las atribuciones establecidas en el artículo 51 del
Reglamento Interior y las señaladas en el presente Procedimiento.
Artículo 4.-
Artículo 5.- La persona que funja como Coordinadora o
Coordinador de la Oficialía de Partes, deberá contar con título de Licenciatura
en Derecho o Administración, dependerá jerárquicamente del o la titular de la
Secretaría Ejecutiva y tendrá las siguientes funciones:
I.
Verificar, recibir y registrar la
correspondencia que se presente y turnarla a las Unidades Administrativas y
Órganos Técnicos que corresponda, así como en su caso al Área de Consejeros, asentando
la fecha y hora de presentación, además de asignarle un número de folio;
II.
Llevar el registro de la
correspondencia para facilitar su consulta y trámite a seguir;
III.
Implementar las acciones
necesarias que se refieran al trámite ordinario, urgente y especial para que la
correspondencia sea dirigida a la brevedad a su destino;
IV.
Tramitar la salida de la correspondencia
que se genere en el Instituto, debiendo registrar el número de oficio
respectivo y llevar un control de ella en orden cronológico, anotando un
extracto de su contenido y en su caso, anotar acuse de recibo en el libro de
registro correspondiente;
V.
Conservar, custodiar y vigilar
bajo su responsabilidad, los sellos, libros de registro y demás utensilios que
se manejen para el cumplimiento de sus obligaciones;
VI.
Ser responsable de que el reloj
fechador de la Oficialía de Partes se encuentre en óptimas condiciones, así
como vigilar que la fecha y hora que se
indique sean los correctos;
VII.
Cuando resulte necesario y por
instrucciones de la Secretaría Ejecutiva efectuar las guardias en los días en
que concluyan
plazos para la recepción de correspondencia;
VIII.
Recibir de las Unidades
Administrativas, de los Órganos Técnicos y en su caso del Área de Consejeros,
la correspondencia que egresa, a efecto de realizar las notificaciones
correspondientes y llevar su control y registro;
IX.
Entregar copia a la Presidencia y
a Secretaría Ejecutiva de la correspondencia;
X.
Elaborar el informe mensual de la
correspondencia y someterlo a la consideración de la Secretaría Ejecutiva;
XI.
Resguardar los libros de registro
debidamente foliados y firmados por la Presidencia y la Secretaría Ejecutiva, y
XII.
Las demás que le confieran las
disposiciones de la materia, así como aquéllas que en ejercicio de sus
atribuciones le encomienden la Presidencia o
CAPÍTULO III
DE LA VERIFICACIÓN, RECEPCIÓN, TURNO
Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Artículo 6.- Previa
la recepción de correspondencia, la Oficialía de Partes deberá sujetarse al siguiente procedimiento:
I.
Verificar
que la correspondencia esté dirigida al Instituto,
al Consejo General, a sus funcionarias o funcionarios;
II.
Verificar
que la correspondencia cuente con firma autógrafa o que esté autorizada con huella
digital por quien lo emite; en caso de que quien emita el documento sea una
instancia pública, ésta deberá contar además con el sello correspondiente;
III.
Verificar
que el documento esté completo y en caso de mencionar anexos, cerciorarse de que éstos lo acompañen;
IV.
Verificar
que la correspondencia sea legible, y
V.
En
caso de que algún particular solicite algún trámite a nombre propio o para otra
persona, deberá anexar copia de la credencial para votar o cualquier otra
identificación oficial.
Si el documento no cumple con los requisitos antes
señalados o está dirigido a una autoridad distinta al Instituto, será devuelto
sin recibir.
Artículo 7.-
Si el documento cumple con lo referido en el
artículo anterior, el personal de la Oficialía de Partes, se sujetará al
siguiente procedimiento de recepción:
I.
Se
aplicará sello oficial de recibido y se asentará nombre y firma de quien
recibe, así como día y hora de recepción mediante reloj fechador;
II.
Se
indicará el número de fojas que integran el documento y en caso de contener
anexos, se razonará cada uno de ellos en el Formato DA, y
III.
Se
asentará número de folio.
Artículo 8.- Si por causas de
fuerza mayor no funcionara el reloj fechador, los registros de fecha y hora se
realizarán manualmente por el personal de la Oficialía de Partes, debiendo
cumplir con lo señalado en el artículo anterior de este Procedimiento.
Artículo 9.- Para el turno de correspondencia, la Oficialía de Partes realizará lo siguiente:
I.
Todos los documentos
se remitirán a la Presidencia y a la Secretaría Ejecutiva, con excepción de
aquellos que se reciban en sobre cerrado y se dirijan de manera particular a
algún funcionario o funcionaria del Instituto;
II.
Tratándose de
correspondencia ordinaria el turno se realizará conforme a su orden de
recepción, si se trata de correspondencia urgente o especial, el turno será de
manera inmediata;
III.
La Oficialía de
Partes turnará los documentos originales a las Unidades Administrativas y
Órganos Técnicos que corresponda, y mandará copia a las demás áreas que se
relacionen con el asunto, así como en su caso al Área de Consejeros, y
IV.
Deberá recabar el
sello, firma y hora de recepción, de cada una de las áreas a quien turne o
remita copia de la correspondencia.
Artículo
10.- Una vez que la
correspondencia sea turnada, la Oficialía de Partes la registrará en los libros de registro, en los formatos que
corresponda y en los archivos electrónicos, con los siguientes datos:
I.
Número
de folio que se asignó a cada documento en su recepción;
II.
Fecha y hora del registro de recepción;
III.
Clasificación de
ordinaria, urgente o especial;
IV.
Unidad
Administrativa, Órgano Técnico o en su caso Consejera o Consejero Electoral al
que se turna el documento,
V.
Nombre
y cargo, en su caso del emisor;
VI.
Asunto;
VII.
Descripción
en el caso de alguna observación o contenido de anexos, y
VIII.
Anotación
en su caso, de que la correspondencia se recibió por correo institucional.
Artículo
11.- La Oficialía de Partes conservará en una carpeta clasificada por año, materia, partido
político, autoridad jurisdiccional, dependencia, entidad u otros, copia de cada
documento recibido, a fin de tenerlo como respaldo.
CAPÍTULO IV
DE LA CORRESPONDENCIA
RECIBIDA POR CORREO INSTITUCIONAL
Artículo 12.- La
Dirección Ejecutiva de Sistemas y Programas Informáticos, es la instancia
responsable de administrar el correo institucional, conforme se reciban correos
dirigidos al Instituto, los entregará de manera inmediata al personal de la
Oficialía de Partes, quien los verificará, registrará y
turnará a las Unidades Administrativas y Órganos Técnicos que corresponda, así
como en su caso al Área de Consejeros.
Artículo 13.- Para
el turno y registro de correos institucionales, la Oficialía de Partes se
ajustará a lo establecido en los artículos 9 y 10 de este Procedimiento.
CAPÍTULO V
DE LA RECEPCIÓN Y REGISTRO DE
QUEJAS, MEDIOS DE IMPUGNACIÓN Y PROMOCIONES
Artículo 14.- La Oficialía de
Partes verificará, recibirá, turnará y registrará las quejas, medios de
impugnación y demás promociones que se dirijan al Instituto de conformidad con
lo señalado en el Capítulo III de este Procedimiento; para ello deberá cerciorarse
que el documento se presente en original y que contenga nombre y firma
autógrafa de quien lo emita.
Artículo 15.- Si la correspondencia a que se refiere este capítulo, se presenta
en copia la Oficialía de Partes podrá recibirlo, debiendo razonar en el propio
documento tal circunstancia.
Artículo 16.- Las quejas, medios de impugnación y demás promociones se consideran
correspondencia urgente, por lo que su turno se realizará de manera inmediata a
la Presidencia, Secretaría Ejecutiva, a la Dirección Ejecutiva de Asuntos
Jurídicos y en su caso al Área de Consejeros.
CAPÍTULO VI
DE
LA CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
Artículo 17.- La
correspondencia que ingresa y egresa del o al Instituto se clasifica en:
I.
Ordinaria,
es toda aquella que conforme al orden de su recepción, se le da seguimiento
turnándola a las Unidades Administrativas, Órganos
Técnicos y en su caso, al Área de Consejeros;
II.
Urgente,
es la que expresamente así lo determina o en su caso la que señala un plazo
legal para su seguimiento, por lo que por su naturaleza legal debe remitirse de
manera inmediata a las Unidades Administrativas, Órganos Técnicos
y en su caso, al Área de Consejeros, y
III.
Especial,
aquella que se recibe en determinados plazos y horarios bajo determinado
procedimiento.
CAPÍTULO VII
DE CORRESPONDENCIA DE LOS CONSEJOS DISTRITALES Y
MUNICIPALES ELECTORALES
Artículo 18.- Los Consejos Distritales y Municipales Electorales, como órganos
desconcentrados del Instituto y para el trámite de su correspondencia, deberán sujetarse
a lo establecido en este Procedimiento.
Artículo 19.- La Oficialía de Partes será responsable de dar trámite a la documentación
que los Consejos Distritales y Municipales remitan a las Unidades Administrativas, Órganos
Técnicos y en su caso al Área de Consejeros.
Asimismo, será la encargada de cerciorarse que la documentación que el
Instituto remita a sus órganos desconcentrados, sea recibida correctamente.
CAPÍTULO VIII
LIBROS DE REGISTRO DE
Artículo 20.- Para el registro de la
correspondencia que ingresa y egresa, la Oficialía de Partes utilizará libros
de registro que deberán contener las siguientes características:
I.
Libro de Registro de correspondencia que ingresa: Deberá estar foliado, encuadernado y
firmado por el o la Consejera Presidenta
y por la o el Secretario Ejecutivo. Para el registro de la correspondencia que
ingresa se anotarán los siguientes datos:
a)
Número de folio;
b)
Destinatario;
c)
Fecha y hora de recepción;
d)
Número de Oficio en su caso o
referencia de que se recibió por correo institucional;
e)
Remitente;
f)
Asunto y descripción de anexos cuando
los contenga;
g)
Clasificación de ordinaria, urgente o
especial;
h)
Observaciones si las hubiere.
II.
Libro de Registro de correspondencia que egresa: Deberá
estar foliado, encuadernado y firmado por el o la Consejera Presidenta y por la o el Secretario
Ejecutivo. Para el registro de la correspondencia que egresa se anotarán los
siguientes datos:
a)
Número de folio;
b)
Fecha;
c)
Número de oficio;
d)
Remitente;
e)
Asunto y descripción de anexos cuando
los contenga;
f)
Destinatario;
g)
Clasificación de ordinaria o urgente,
y
h)
Observaciones si las hubiere.
CAPÍTULO IX
DEL HORARIO DE OFICINA Y GUARDIAS
Artículo 21.-
La Junta Ejecutiva acordará los horarios de oficina que permitan el mejor desempeño
de las funciones de la Oficialía de Partes.
Artículo 22.-
Los acuerdos respecto al horario que se emitan deberán ser notificados a los
partidos políticos.
Artículo 23.-
Durante el proceso electoral todos los días y horas son hábiles, por lo que el
servicio de la Oficialía de Partes estará disponible durante las veinticuatro
horas del día.
Artículo 24.- Durante
los períodos en que esté transcurriendo algún término para que los partidos
políticos, titulares de candidaturas o sus representantes, presenten, acrediten
o interpongan recursos u otras promociones, habrá guardia permanente en la Oficialía
de Partes.
CAPÍTULO X
DE
LAS RESPONSABILIDADES
Artículo
25- El
personal de la Oficialía de Partes será sujeto de responsabilidad
administrativa, conforme a las disposiciones establecidas en
ARTÍCULOS
TRANSITORIOS
PRIMERO.
El presente Procedimiento entrará en vigor al día siguiente al de su aprobación
por la Junta Ejecutiva del Instituto.
SEGUNDO.
Publíquese el presente Procedimiento en la página web del Instituto www.ieez.org.mx