ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
CONTENIDO
4. PROCESO Y
PROCEDIMENTOS DE AUDITORÍA DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
I.- PROCESO GENERAL
DE AUDITORÍA
II. PROCEDIMIENTO DE
AUDITORÍA
5. CRITERIOS
RELATIVOS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
1. PRESENTACIÓN
De
conformidad con lo que dispone el artículo 38, párrafo primero, fracción II de
la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas[1], el Instituto Electoral
del Estado de Zacatecas[2] contará con un Órgano
Interno de Control que tendrá autonomía técnica y de gestión en la vigilancia
de los ingresos y egresos del Instituto; además los artículos 109 de la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos[3], 150 de la Constitución Local
y 10 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, los Órganos
Internos de Control tendrán facultades para revisar el ingreso, egreso, manejo,
custodia y aplicación de recursos públicos.
Asimismo,
la Ley Orgánica del Instituto Electoral en el artículo 57 QUATER, otorga al
Órgano Interno de Control facultades para:
I.
Fijar los criterios para la realización de
las auditorías, procedimientos, métodos y sistemas necesarios para la revisión
y fiscalización de los recursos a cargo de las áreas y órganos del Instituto,
sin menoscabo de las bases y principios de coordinación y recomendaciones
emitidas por el Comité Coordinador del Sistema Estatal Anticorrupción;
II.
Establecer las normas, procedimientos,
métodos y sistemas de contabilidad y de archivo, de los libros y documentos
justificativos y comprobatorios del ingreso y del gasto, así como aquellos
elementos que permitan la práctica idónea de las auditorías y revisiones, que
realice en el cumplimiento de sus funciones;
III.
Evaluar los informes de avance de la gestión
financiera respecto de los programas autorizados y los relativos a procesos
concluidos;
IV.
Evaluar el cumplimiento de los objetivos y
metas fijadas en los programas de naturaleza administrativa contenidos en el
presupuesto de egresos del Instituto;
V.
Verificar que las diversas áreas
administrativas del Instituto que hubieren recibido, manejado, administrado o
ejercido recursos, lo hagan conforme a la normatividad aplicable, los programas
aprobados y montos autorizados, así como, en el caso de los egresos, con cargo
a las partidas correspondientes y con apego a las disposiciones legales,
reglamentarias y administrativas conducentes;
VI.
Revisar que las operaciones presupuestales
que realice el Instituto se hagan con apego a las disposiciones legales y
administrativas aplicables a estas materias;
VII.
Verificar las obras, bienes adquiridos o
arrendados y servicios contratados, para comprobar que las inversiones y gastos
autorizados se han aplicado, legal y eficientemente al logro de los objetivos y
metas de los programas aprobados;
VIII.
Requerir a terceros que hubieran contratado
bienes o servicios con el Instituto, la información relacionada con la
documentación justificativa y comprobatoria respectiva, a efecto de realizar
las compulsas que correspondan;
IX.
Solicitar y obtener la información necesaria
para el cumplimiento de sus funciones. Por lo que hace a la información
relativa a las operaciones de cualquier tipo proporcionada por las
instituciones de crédito, les será aplicable a todos los servidores públicos
integrantes de la estructura del Órgano Interno de Control, así como a los
profesionales contratados para la práctica de auditorías, la obligación de
guardar la reserva a que aluden las disposiciones normativas en materia de
transparencia y acceso a la información pública;
X.
Recibir denuncias o quejas directamente
relacionadas con el uso y disposición de los ingresos y recursos del Instituto
por parte de los servidores públicos del mismo y desahogar los procedimientos a
que haya lugar;
XI.
Efectuar visitas a las sedes físicas de las
áreas y órganos del Instituto para solicitar la exhibición de los libros y
papeles indispensables para la realización de sus investigaciones, sujetándose
a las formalidades respectivas;
XII.
Formular pliegos de observaciones en materia
administrativa;
XIII.
Determinar los daños y perjuicios que afecten
al Instituto en su patrimonio y fincar directamente a los responsables las
indemnizaciones y sanciones pecuniarias correspondientes;
XIV.
Fincar las responsabilidades e imponer las
sanciones en términos de la legislación aplicable y sus lineamientos
respectivos;
En
cumplimiento al marco legal citado y para precisar el ejercicio de sus
atribuciones el Órgano Interno de Control expide los presentes Lineamientos
Generales que establecen el proceso, procedimientos y criterios de auditoría a
efecto de establecer y hacer del conocimiento de los interesados del Instituto
Electoral el proceso general, los procedimientos y criterios, desde la
programación que se establece en el Plan Anual de Trabajo del Órgano Interno de
Control hasta la notificación del Dictamen de Auditoría y determinación de
daños y perjuicios en los que hubiesen incurrido los servidores públicos del
Instituto, y en su caso dar vista a las autoridades competentes para su
resolución.
Para
normar el proceso, procedimientos y criterios de auditoría se tomó como
referente la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas del Estado de
Zacatecas en aspectos específicos relativos al debido proceso de fiscalización;
asimismo, se retomó lo señalado en las Normas Profesionales de Auditoría del
Sistema Nacional de Fiscalización.
Lo
anterior atendiendo a lo señalado en el artículo 51 de la Ley de Sistema
Estatal Anticorrupción de Zacatecas que dice que los integrantes del Sistema de
Fiscalización deberán homologar los procesos, procedimientos, técnicas,
criterios, estrategias, programas y normas profesionales en materia de
auditoría y fiscalización.
Es
importante señalar que los pasos que se contienen en los presentes Lineamientos
Generales se señalan de manera enunciativa, mas no limitativa, pues atendiendo
al principio constitucional de autonomía técnica, este Órgano Interno de
Control, podrá realizar procedimientos adicionales no enunciados en este
documento pero presentes en la Ley, conforme a las particularidades de los
hechos investigados.
2. OBJETIVO
Establecer
y estandarizar las actividades de auditoría que realice el Órgano Interno de
Control del Instituto Electoral, que le permitan mejorar la calidad, eficacia y
eficiencia en la revisión de los ingresos, egresos, manejo, custodia y
aplicación de recursos del Instituto.
3. MARCO JURÍDICO
Ø Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Artículos
109 y 113.
Ø Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
Zacatecas
Artículos
38, primer párrafo, fracción II y 150.
Ø Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción
Artículos
3 y 42.
Ø Ley General de Responsabilidades Administrativas
Artículos
3, 9, 10, 11, 15, 17, 18, 30 y 45.
Ø Ley del Sistema Estatal Anticorrupción de Zacatecas
Artículos
44, 45, 46, 48, 51, 54 y 55.
Ø Ley
de Procedimiento Administrativo del Estado y Municipios de Zacatecas
Ø Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado de
Zacatecas
Artículos
57 BIS y 57 QUATER.
Ø Estatuto Orgánico del Órgano Interno de Control del IEEZ
Artículos
5, 8 y 10.
4.
PROCESO Y PROCEDIMENTOS DE AUDITORÍA
El Proceso de auditoría está orientado a dos vertientes: La revisión preventiva, respecto de promover, evaluar y fortalecer el buen funcionamiento del control interno y la revisión correctiva, que es la verificación objetiva y sistemática de los recursos públicos que el Instituto ejerce en el cumplimiento de sus atribuciones legales e implica la vigilancia, revisión y evaluación de la aplicación de dichos recursos.
Por lo anterior se requiere realizar un
conjunto de procedimientos que dan como resultado en primer término el Informe
de Resultados, que se presenta a las autoridades competentes del Instituto
Electoral, y agotado el periodo para aportar elementos que desvirtúen las
observaciones realizadas en la revisión, en su caso el Órgano Interno de
Control presenta el Dictamen de auditoría que contiene los resultados y observaciones
no solventados, asimismo, las acciones a promover por faltas, omisiones,
desvíos, daños o perjuicios en la aplicación del recurso público.
El Proceso de auditoría considera cuatro
acciones principales que son: PLANEACIÓN, EJECUCIÓN, VERIFICACIÓN y ACTUACIÓN,
dentro de las que se desarrollan los procesos específicos. Asimismo, muestra
los insumos necesarios para la ejecución de auditorías, como normatividad,
información, equipo, recursos humanos y servicios; señala los Productos que
resultan y Clientes a quien se informan dichos Productos.
La Mejora Continua en el Proceso de auditoría
será una acción que el Órgano Interno de Control evalúe con la finalidad de
obtener la mayor calidad posible en la ejecución de las auditorías.
I.- PROCESO GENERAL DE
AUDITORÍA
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN ACTUACIÓN VERIFICACIÓN En el caso de que no se determinen observaciones, se
procede a notificar en el Dictamen de auditoría.
II. PROCEDIMIENTO DE
AUDITORÍA
|
ACTIVIDAD |
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
OBSERVACIONES |
|
1. Programar la revisión |
El Programa Anual de
Auditoría lo establece y aprueba el Titular del OIC y es presentado al
Consejo General del IEEZ en el Programa Anual de Trabajo dentro de los
primeros 15 días del mes de enero de cada año, de conformidad con lo
establecido en el artículo 57 QUATER de la Ley Orgánica del Instituto
Electoral del Estado de Zacatecas. El Programa anual de
auditoría deberá detallar el tipo de auditoría a realizar: financiera,
cumplimiento y desempeño, de carácter preventivo o correctivo. |
Titular del Órgano Interno
de Control. |
El Programa de
auditoría podrá modificarse en razón de las circunstancias que se presenten
en la ejecución de auditoría, la modificación deberá notificarse al Consejo
General a través del Consejero Presidente. |
|
2. Notificar el inicio de revisión |
Se notifica a las
autoridades competentes del Instituto Electoral el inicio de revisión. Se
deberá anexar Orden de auditoría. |
Titular del Órgano
Interno de Control. |
La notificación de
inicio de revisión podrá realizarse mediante oficio suscrito por el Titular
del OIC o bien podrá levantarse Acta de Inicio. |
|
3. Elaborar la Planeación Especifica de revisión |
Elaborar el oficio
de solicitud de información y documentos para obtener y tener acceso a la
información y documentos necesarios para llevar a cabo la revisión. Dicha solicitud
deberá precisar el plazo de entrega, determinado por el Titular del OIC. |
Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
La solicitud de
Información y documentos podrá realizarse en el momento que sea necesario
durante la revisión. |
|
Autorizar, firmar y
turnar el oficio de solicitud de información y documentos. |
Titular del Órgano
Interno de Control. |
Oficio de solicitud
de información y documentos. |
|
|
Una vez recibida la
información y documentos se procede a su análisis, para determinar los
objetivos, procedimientos, rubros, alcances, técnicas de auditoría y tiempos
de ejecución. |
Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
Análisis de
información contable, presupuestal, financiera, patrimonial, entre otra. |
|
|
Determinados los
objetivos, procedimientos, alcances, técnicas de auditoría y tiempos de
ejecución se plasman en la Planeación Especifica de auditoría y se turna al
Titular del OIC para su autorización. |
Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
La Planeación
Especifica de auditoría podrá modificarse en alcances, procedimientos y
plazos en razón de las circunstancias presentadas en la ejecución de
auditoría, previa autorización del Titular del OIC. |
|
|
|
Autorizar, firmar y
turnar la Planeación Especifica de auditoría. |
Titular del Órgano
Interno de Control. |
|
|
4. Ejecutar la revisión |
Mediante la
auditoría financiera y de cumplimiento se lleva a cabo la revisión del
control interno y rubros específicos de presupuesto, ingresos, egresos,
patrimonio y su apego a las disposiciones normativas, para determinar
deficiencias en los controles y ejercicio de los recursos que puedan poner en
riesgo la gestión institucional, a través de diversas técnicas de auditoría
como inspección, análisis, calculo, investigación, cuestionarios de control
interno, declaratorias, entre otras. En el caso de la
auditoría al desempeño se lleva a cabo la revisión al cumplimento de metas
establecidas en el documento de Políticas y Programas del IEEZ. |
Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
Cada procedimiento,
actividad o técnica realizada deberá estar documentada en los papeles de
trabajo del auditor como cédulas de auditoría, actas, archivos electrónicos,
oficios, entre otros, mismos que conforman el expediente de auditoría. El plazo de
ejecución de auditoría se plasma en la planeación específica y gráficas de
Gant. |
|
5. Determinar los Resultados preliminares |
Una vez concluida la
ejecución de la revisión, se procede a determinar los resultados
preliminares, en los cuales se plasmarán los hallazgos encontrados. Se turna Cédula de
resultados preliminares al Titular del OIC para su revisión. |
Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
Se elabora Cédula de
resultados preliminares. |
|
6. Notificar Resultados preliminares |
Se notifica a las
autoridades competentes del Instituto Electoral los resultados preliminares
de revisión. Se otorga al
Instituto Electoral un plazo de 5 días hábiles para que se presenten las
aclaraciones, justificaciones y documentos que desvirtúen las observaciones
notificadas. Solo en casos debidamente justificados se podrá ampliar el plazo
hasta por 3 días hábiles más, previa solicitud por escrito y la autorización
del Titular del OIC. |
Titular del Órgano
Interno de Control. |
La notificación de
resultados preliminares podrá realizarse mediante oficio suscrito por el
Titular del OIC o bien podrá levantarse Acta respectiva. |
|
7. Periodo de aclaración y justificación de Resultados
preliminares |
Concluido el plazo
de aclaración y justificación de Resultados preliminares, se analizan las
aclaraciones, justificaciones y documentos que presente el Instituto
Electoral para desvirtuar las observaciones notificadas en la Cédula de
Resultados preliminares. |
Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
|
|
8. Notificar el cierre de revisión |
El Titular del OIC
procede a notificar el cierre de revisión. Una vez notificado
el cierre de revisión ya no se podrá modificar el Programa y Planeación
Especifica de auditoría. |
Titular del Órgano
Interno de Control. |
La notificación de cierre
de revisión podrá realizarse mediante oficio suscrito por el Titular del OIC
o bien podrá levantarse Acta respectiva. |
|
9. Elaboración del Informe de Resultados |
Notificado el cierre
de revisión y analizadas las aclaraciones, justificaciones y documentos que presente
el Instituto Electoral para desvirtuar las observaciones notificadas en la
Cédula de Resultados preliminares, se procede a elaborar el Informe de
Resultados de auditoría y se turna al Titular del OIC para su revisión y
aprobación. |
Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
El Informe de
Resultados es el documento en el cual se plasma entre otros aspectos los antecedentes
de la revisión, marco metodológico, resultados, observaciones y acciones
derivadas de la revisión. |
|
10. Notificación del Informe de Resultados |
Una vez revisado y
aprobado el Informe de Resultados por el Titular del OIC, se notifica a las
autoridades competentes del Instituto Electoral para su conocimiento y
atención. Se otorga al
Instituto Electoral un plazo de 20 días hábiles para que se presenten las
aclaraciones, justificaciones y documentos que desvirtúen las observaciones y
acciones a promover notificadas. En este periodo de solventación no se otorga
prórroga. |
Titular del Órgano
Interno de Control. |
La notificación de
Informe de Resultados podrá realizarse mediante oficio suscrito por el
Titular del OIC o bien podrá
levantarse Acta respectiva. |
|
11. Periodo de Solventación |
Dentro del periodo
de solventación de 20 días hábiles las áreas del Instituto Electoral
involucradas en las observaciones, deberán recabar la información y
documentos, así como aclaraciones que desvirtúen los hechos observados. |
Instituto Electoral
del Estado de Zacatecas. |
El plazo otorgado de
20 días hábiles es improrrogable. |
|
Una vez recibida por
el Órgano Interno de Control la información y documentos, así como
aclaraciones que desvirtúen los hechos observados, se procede a analizarla y
determinar resultados y acciones a promover finales. |
Titular del Órgano
Interno de Control/ Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
Terminado el periodo
de solventación, el Órgano Interno de Control contará con un plazo de hasta
90 días hábiles para pronunciarse sobre las respuestas emitidas por el
Instituto Electoral. |
|
|
12. Elaboración del Dictamen |
Dentro del plazo de
90 días hábiles para pronunciarse el Órgano Interno de Control sobre las
respuestas presentadas por el Instituto Electoral deberá elaborar el Dictamen
de Auditoría en el cual se plasman los resultados finales de observaciones y
acciones a promover. Se envía al Titular
del Órgano Interno de Control para su revisión y aprobación. |
Titular de la
Coordinación responsable de fiscalización y auditoría. |
|
|
13. Notificación del Dictamen |
Una vez revisado y
aprobado el Dictamen de auditoría por el Titular del OIC, se notifica a las
autoridades competentes del Instituto Electoral para su conocimiento. |
Titular del Órgano
Interno de Control. |
La notificación del
Dictamen podrá realizarse mediante oficio suscrito por el Titular del OIC o
bien podrá levantarse Acta respectiva. |
|
14. Determinación de daños y perjuicios |
Notificado el
Dictamen de auditoría se procede a determinar si los daños o perjuicios en
los que se incurrieron por parte de servidores públicos del Instituto
Electoral corresponden a Faltas Administrativas graves o no graves para dar
vista a las autoridades competentes de resolver. |
Titular del Órgano
Interno de Control/Titular de la Coordinación responsable de fiscalización y
auditoría. |
Se notifica a los
presuntos responsables respecto de las Faltas en las que se incurrieron. |
5. CRITERIOS RELATIVOS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Con fundamento en el artículo 57 Quater,
numeral 1, fracción I, de la Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado de
Zacatecas; 6, inciso c) y 21, fracción XVII del Estatuto Orgánico del Órgano
Interno de Control del IEEZ, se emiten los criterios relativos a la ejecución
de auditorías para la revisión y fiscalización del ingreso, egreso, manejo,
custodia y aplicación de recursos públicos del Instituto Electoral del Estado
de Zacatecas.
Para llevar a cabo la ejecución de
auditorías, el Órgano Interno de Control sustenta su actuación en los artículos
109 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 10 de la Ley
General de Responsabilidades Administrativas, 38, fracción II de la
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas, 57 QUATER,
numeral 1, fracciones V, VI y IX de la Ley Orgánica del Instituto Electoral y
demás disposiciones jurídicas aplicables, así como en las Normas Profesionales
de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización del año 2014.
Para la ejecución de auditorías, el Órgano
Interno de Control del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas emite los siguientes:
CRITERIOS:
PRIMERO.-
El
personal encargado de realizar procedimientos de auditoría debe gozar de
absoluta independencia para mantener su integridad de juicio, autonomía y
objetividad, procediendo a planear sus revisiones, seleccionar sus muestras,
aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría, así como emitir sus
conclusiones, opiniones y recomendaciones con firmeza, para que su labor sea
totalmente imparcial.
SEGUNDO.-
El
personal auditor debe poseer el conocimiento técnico y la capacidad profesional
que le permita desarrollar sus funciones eficientemente, así mismo debe
ejecutar su trabajo de auditoría meticulosamente, con esmero e integridad;
poniendo siempre toda su capacidad y habilidad profesional, la atención, el
cuidado y la diligencia que puede esperarse de una persona con sentido de
responsabilidad.
TERCERO.-
La
programación de las auditorías o revisiones a realizarse en un ejercicio fiscal
deberán estar contenidas en el Programa Anual de Trabajo del Órgano Interno de
Control, de conformidad con lo señalado en la Ley Orgánica del Instituto
Electoral, asimismo, deberán considerarse en las Políticas y Programas del
Instituto, señalando el tipo de auditoría que corresponda: financiera,
cumplimiento y desempeño.
CUARTO.-
Las
revisiones deben ser debidamente planeadas, realizando para ello la planeación
especifica que contiene los objetivos, técnicas, procedimientos, documentos a
utilizar, universo sujeto a revisión, alcances y tiempo estimado de ejecución
de revisión.
QUINTO.-
Las
actuaciones del Órgano Interno de Control respecto a la ejecución de auditorías
se llevarán a cabo dentro de un marco de legalidad, observando el debido
proceso.
SEXTO.-
Se
notificará a las autoridades competentes el programa de auditoría, inicio de
auditoría (orden de auditoría), personal comisionado, procedimientos,
resultados obtenidos (resultados y observaciones preliminares, informe de
revisión y dictamen) y cierre de auditoría.
SÉPTIMO.-
Todo
trabajo de auditoría debe ser documentado con la evidencia suficiente,
competente, relevante y pertinente que fundamente razonablemente los juicios y
conclusiones que formulen los auditores. La evidencia podrá ser: física (notas,
fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales); documental
(cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la
administración relacionados con su desempeño); testimonial (declaraciones
hechas en el curso de investigaciones o entrevistas); y analítica (cálculos,
comparaciones, razonamientos y separación de la información en sus
componentes).
OCTAVO.-
Los
procedimientos de auditoría aplicados, las pruebas realizadas, la información y
los resultados obtenidos deberán quedar plasmados en los papeles de trabajo del
auditor, consistentes en cédulas de auditoría, actas, informes, entre otros,
como parte del expediente de auditoría. Dicho expediente quedará en resguardo
del Órgano Interno de Control, debiendo guardar la reserva correspondiente
conforme a las disposiciones legales aplicables.
NOVENO.-
El
Órgano Interno de Control mediante requerimientos de carácter legal se allegará
de la información y documentos necesarios para la ejecución de auditorías, mediante
las formalidades respectivas, la información presentada por el Instituto
Electoral será resguardada por el personal del Órgano Interno de Control,
debiendo guardar estricta reserva sobre la información y documentos.
DÉCIMO.-
Los
resultados preliminares de auditoría se notificarán a las autoridades
competentes del Instituto Electoral para que dentro del plazo de 5 días hábiles
se presenten las aclaraciones, justificaciones y documentos que a su juicio
desvirtúen las observaciones notificadas. Solo en los casos debidamente
justificados se podrá ampliar el plazo hasta por 3 días hábiles más, previa
solicitud por escrito y la autorización del Titular del Órgano Interno de
Control.
DÉCIMO
PRIMERO.- Una vez analizadas por el auditor las aclaraciones,
justificaciones y documentos presentados por el Instituto Electoral resultado
de la notificación de resultados preliminares, se informará a las autoridades
competentes el cierre de auditoría y se presentará un Informe de Resultados, el
cual considerará en su contenido una presentación, antecedentes de la revisión,
marco metodológico, resultados, observaciones y acciones derivadas de la
revisión, anexos y firmas del personal que intervino en la revisión.
DÉCIMO
SEGUNDO.- Una vez notificado el Informe de Resultados, se otorga
al Instituto Electoral un plazo de 20 días hábiles para que se presenten
aclaraciones, justificaciones y documentos que desvirtúen las acciones promovidas
en el Informe. (En este periodo de aclaraciones no se otorga ampliación de
plazo).
DÉCIMO
TERCERO.- Derivado de las aclaraciones, justificaciones y
documentos que se presenten por el Instituto Electoral, se procederá por parte
del personal auditor a elaborar un Dictamen de Auditoría, que se notificará a
las autoridades competentes del Instituto Electoral, que deberá contener los resultados
finales de auditoría, así como la determinación de daños y perjuicios que
habrán de atender los responsables.
En el caso de que se determinen en el proceso
de auditoría presuntas responsabilidades por faltas administrativas se dará
vista a la autoridad investigadora del Órgano Interno de Control, para que dé
inicio al proceso de investigación de conformidad con lo establecido en la Ley
General de Responsabilidades Administrativas.
DÉCIMO
CUARTO.- Los resultados, observaciones, recomendaciones y acciones
de auditoría no serán públicos en tanto no presente el Titular del Órgano
Interno de Control el Dictamen de Auditoría a las autoridades competentes del
Instituto Electoral, lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Zacatecas y la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos
Obligados del Estado de Zacatecas.
DÉCIMO
QUINTO.- El Titular del Órgano Interno de Control podrá imponer las
sanciones previstas en el artículo 75 de la Ley General de Responsabilidades
Administrativas al servidor público del Instituto Electoral que no rinda
cuentas sobre el ejercicio de sus funciones, en términos de las normas
aplicables, lo anterior respecto a las solicitudes de información o
documentación que genere el Órgano Interno de Control para el desarrollo de sus
funciones en materia de auditoría.
DÉCIMO
SEXTO.- Las actuaciones y diligencias del personal auditor del
Órgano Interno de Control, se practicarán en días y horas hábiles, para efectos
de este criterio, se considera lo establecido en el artículo 35 del Estatuto
Orgánico del Órgano Interno de Control.
DÉCIMO
SÉPTIMO.- Las notificaciones surtirán efectos al día siguiente en
que fueron hechas, con excepción de la notificación de inicio de auditoría y
Dictamen, las cuales surtirán efectos en la fecha que sea entregada.
Los casos no contemplados en el párrafo
anterior, se notificarán conforme a lo establecido en la Ley de Procedimiento
Administrativo del Estado y Municipios de Zacatecas.
DÉCIMO
OCTAVO.- El Órgano Interno de Control podrá promover acciones
derivadas de los resultados y observaciones de auditoría siguientes:
Correctivas:
Pliegos
de Observaciones.- Se da a conocer la presunción de daños o
perjuicios al erario público del Instituto, así como el incumplimiento al marco
normativo aplicable en el desempeño de las funciones del servidor público del
Instituto Electoral.
Denuncias
de Hechos.- Es la promoción de una denuncia ante las
autoridades competentes por la presunta comisión de uno o varios delitos en el
manejo de los recursos públicos por servidores públicos del Instituto
Electoral, así como por particulares.
Preventivas:
Solicitud
de Aclaración al Incumplimiento Normativo.- Requerimiento de
información y documentación que compruebe la correcta aplicación de las
disposiciones legales y normativas que debe observar el Instituto Electoral.
Recomendación.-
Sugerencias
generalmente relacionadas con deficiencias de control interno del Instituto
Electoral. Se emiten con el fin de evitar la recurrencia de errores y
omisiones, fortalecer la operación y los sistemas administrativos, atenuar la discrecionalidad
en la toma de decisiones, promover el cabal cumplimiento de la normatividad y
desalentar la comisión de irregularidades.
Seguimiento
en ejercicios posteriores.- Son los casos en los que el
Órgano Interno de Control dará seguimiento en los ejercicios posteriores a la
supervisión y vigilancia de los recursos ejercidos en relación a la operación
observada por encontrarse pendiente o inconclusa.
GLOSARIO
Auditoría.-
Proceso
sistemático de revisión en el que de manera objetiva se obtiene y se evalúa
evidencia para determinar si las acciones llevadas a cabo por el Instituto
Electoral se realizaron de conformidad con la normatividad establecida o con
base en principios que aseguren una gestión pública adecuada.
Auditoría al Desempeño.- Evaluación
de una actividad institucional, proyecto o actividad en términos de la
eficacia, como se cumplieron los objetivos y metas propuestos; la eficiencia
con que se realizó la gestión institucional o los procesos para lograrlos; la
economía con que se aplicaron los recursos aprobados para el efecto; la calidad
de los bienes o servicios ofrecidos; comprobar el impacto o beneficio de las
políticas públicas y valorar el grado de satisfacción de la sociedad.
Auditoría
de Cumplimiento.- Consiste en la comprobación o revisión de las
operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole con el
objetivo de establecer que se han realizado conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos que le son aplicables;
Auditoría
Financiera.- Consiste en el revisión de
los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor
para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los
resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en
ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones
legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes
a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno;
Autonomía Técnica: La
facultad del Órgano Interno de Control para resolver sobre la planeación,
programación, ejecución, informe y seguimiento en el proceso de la revisión o
auditoría de los ingresos, egresos, manejo, custodia y
aplicación de recursos públicos del Instituto Electoral.
Dictamen de auditoría.- Documento
que suscribe el Titular del Órgano Interno de Control que contiene los
resultados finales y acciones a promover o acciones promovidas, resultado de la
revisión del ingreso, egreso, manejo, custodia y aplicación de
recursos públicos del Instituto Electoral.
Faltas
administrativas: Las Faltas administrativas graves, las
Faltas administrativas no graves; así como las Faltas de particulares, conforme
a lo dispuesto en la Ley General de Responsabilidades Administrativas.
Informe de Resultados:
Documento elaborado por el Órgano Interno de Control que contiene el resultado
del proceso de revisión y auditoría del ingreso, egreso, manejo, custodia y
aplicación de recursos públicos del Instituto Electoral; además, las acciones
promovidas o por promover.
Órgano
Interno de Control (OIC): Órgano dotado constitucionalmente de
autonomía técnica y de gestión, a cargo de vigilar, evaluar y fortalecer el
buen funcionamiento del control interno, competente para revisar el ingreso,
egresos, manejo, custodia y aplicación de los recursos públicos del Instituto
Electoral, así como investigar, substanciar y aplicar las leyes en materia de
responsabilidades de Servidores Públicos, y demás que le confieran las leyes
aplicables en la materia.
Proceso
de auditoría.- Conjunto de tareas y de fases seguidas para
el desarrollo de la auditoría.
Procedimientos
de auditoría.- Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el auditor
obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Recursos
Públicos: Conjunto de bienes que por cualquier concepto recibe o
administra el Instituto Electoral y afecte o modifique su patrimonio.
Dado en las instalaciones que ocupa el Órgano
Interno de Control del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, a los cinco
días del mes de agosto del dos mil diecinueve.
C.P.C.
Jesús Limones Hernández
Titular
del Órgano Interno de Control del IEEZ